Le fasi della vita del documento
 
I teorici dell'archivistica hanno fatto un largo uso di similitudini e metafore che assimilano la natura e la vita del documento a quella di un organismo vivente, dotato di un "ciclo vitale" di nascita/vita/morte, quindi con una fase "attiva" (la creazione, l'utilizzo e la prima gestione) ed una "inattiva" (la conservazione permanente). In realtà ora si preferisce parlare di "continuità vitale", concetto che meglio rappresenta le caratteristiche peculiari del documento archivistico (i "fattori" e le relazioni contestuali), poichè: 

"nel momento in cui ogni documento comincia ad essere compilato (creazione), esso ha un posto (identificazione), una funzione (utilizzazione) ed un valore (destinazione ultima) permanentemente determinati nel contesto giuridico, amministrativo e documentario della sua produzione, e ha un significato socio-culturale (consultazione e accesso) definito dalla miriade delle sue relazioni con un numero infinito di altri documenti. L'idea di organicità implica mutamento nel tempo, cambiamento di caratteristiche, sviluppo, ed è fondamentalmente in contrasto con la natura dei documenti archivistici. Il documento archivistico è la più affidabile e autentica fonte di informazione, testimonianza e prova delle azioni delle società passate, presenti e future proprio perchè è un'entità stabile, priva di movimento e di arresto, un'entità che, qualunque sia la sua forma ed età, richiede solo un tipo di gestione, quella che assicuri la conservazione delle caratteristiche con cui è stata generata." (Luciana Duranti, I documenti archivistici, cit. p.35). 

Il complesso dei documenti prodotti o ricevuti da uno stesso soggetto ha la stessa natura e richiede lo stesso tipo di considerazione e di trattamento: il concetto di "documento archivistico", definito necessariamente dall'insieme dei fattori e dalle relazioni contestuali, identifica l'archivio in maniera univoca, come un soggetto dotato sicuramente di vitalità e dinamismo, ma in ogni momento perfettamente definito e riconoscibile. 

L'Archivio è uno solo: attraversa fasi diverse, "stadi di maturazione", definiti in base alle differenti priorità e necessità di gestione operativa che le caratterizzano. 

L'Archivio corrente
L'archivio corrente è il complesso della documentazione relativa ad affari ancora in corso, in cui cioè le carte sono "correntemente" prodotte e utilizzate per finalità pratiche e amministrative del soggetto produttore.
La formazione dei documenti va tutelata e organizzata perchè mantenga inalterate nel tempo le caratteristiche che aveva al momento della produzione e affermi il suo carattere di univocità, autenticità, universalità. 
Gestire i documenti dell'archivio corrente significa "progettare" l'archivio sin dalla sua formazione, mediante una serie di operazioni
  1. tutelando la produzione, garantendo la presenza di tutti i "fattori" estrinseci ed intrinseci del documento.
  2. procedendo alla registrazione di protocollo, annotando la spedizione o la ricezione del documento all'interno di un registro, mediante un numero identificativo che consenta in qualsiasi momento di rintracciarne i dati essenziali.
  3. classificando il documento, cioè attribuendo un numero di classificazione che corrisponda sia alla collocazione logica e funzionale all'interno della struttura documentaria e dia la misura della relazione del documento con gli altri (per esempio, appartenenti allo stesso fascicolo). Questo è il momento in cui la relazione contestuale tra i documenti diventa manifesta, si "materializza" attraverso i legami espressi dal numero di classificazione .
Il lavoro che si svolge nell'archivio corrente viene chiamato anche record management, secondo la terminologia anglosassone, o gestione prearchivistica dei documenti, secondo la terminologia franco-canadese e italiana. 

L'Archivio di deposito
"L'archivio di deposito è un luogo appositamente designato per la ricezione e la gestione dei documenti archivistici che non sono sufficientemente attivi da essere temuti negli uffici amministrativi, ma sono troppo attivi per essere trasferiti all'archivio storico o il cui valore non sia sufficiente a garantire la conservazione permanente, ma troppo alto per permetterne la distruzione" (L.Duranti, op. cit., p.115). 

La permanenza delle carte nel deposito dovrebbe consentire quindi un facile accesso agli affari esauriti, non solo da parte degli uffici dell’ente produttore, ma anche degli utenti esterni. 
L'Italia è uno dei pochi paesi ad aver predisposto delle norme per la gestione dell'Archivio di deposito. Le norme definiscono: 

  • che il deposito mantiene intatta la proprietà dell'ente
  • che la gestione dell'archivio di deposito deve prevedere un accesso rapido alla documentazione, poichè essa può in qualunque momento essere richiamata dal soggetto produttore
  • che nell'archivio di deposito deve essere conservato l'ordinamento originario con il quale le carte sono state depositate
  • che dev'essere in quella sede predisposto un piano di conservazione (e di selezione) delle carte, e produrre un elenco di trasferimento all'archivio storico
La documentazione relativa agli atti conclusi non è importante soltanto dal punto di vista amministrativo e burocratico, ma anche dal punto di vista storico. 
Nella gestione dell'archivio di deposito si determinano scelte fondamentali per la conservazione e la trasmissione della memoria collettiva, sottoponendo le carte alle operazioni di selezione e di scarto e predisponendone l’ordinamento in vista del passaggio all'istituto di conservazione (archivio storico). 
Lo scopo della conservazione implica un'operazione di valutazione delle carte ai fini di determinarne un criterio corretto di selezione e scarto del materiale. 

In rete:

La fase intermedia: il prearchivio
L'Archivio di deposito e il prearchivio sono luoghi di "decantazione" dei documenti archivistici. 
Il prearchivio è: 
"un istituto intermedio tra la registratura di deposito [...] e l'archivio (o "archivio storico") [...] con il compito di gestire i documenti che non hanno ancora l'anzianità o la "maturità" necessaria per passare all'archivio , ma sono ormai al di fuori dell'effettivo interesse dell'amministrazione che li ha prodotti". (Elio Lodolini, Archivistica: principi e problemi, op.cit., p.57) 

Il prearchivio dovrebbe quindi assorbire la parte meno recente della documentazione consevata nell'archivio di deposito, preparandone la selezione in vista del suo versamento presso gli Archivi di Stato. 

I prearchivi non sono strutture ufficialmente presente nella realtà archivistica italiana, per quanto da molte parti ne sia auspicata l'istituzione. 

Gli Archivi Notarili, per esempio, che ricevono gli atti dei notai alla cessazione della loro attività, e li conservano per 100 anni, prima di versarli agli Archivi di Stato, possono considerarsi dei "prearchivi". 

L'Archivio storico
La documentazione che viene trasferita all'archivio storico è destinata alla conservazione permanente, il che significa che non può più essere richiamata dal soggetto produttore poichè è stato fatto un versamento, cioè un passaggio formale di custodia da parte dell'ente/soggetto produttore. 
In questo senso dal punto di vista giuridico l'archivio storico deve avere un mandato che ne esprima l'autorità legale e deve poter godere di perfetta autonomia. Queste caratteristiche vengono definite al momento del versamento delle carte, tramite un modulo di versamento che esprime un "contratto" tra il soggetto produttore e l'istituto di conservazione. 
Dopo aver ricevuto la documentazione proveniente dai versamenti, ed averne registrato la "presa formale", l'archivio storico procede innanzitutto allo studio del materiale, della sua formazione e della gestione nel contesto della storia del produttore, ai fini di determinarne il corretto ordinamento
In seguito, dopo aver acquisito una conoscenza profonda delle carte, si può procedere con la descrizione dello stesso e con la stesura di quei mezzi di corredo che lo predispongono per la consultazione da parte dell'utenza dell'archivio storico.