LILARCA: applicativo di CDS/ISIS per la descrizione automatizzata di materiale d'archivio

elaborazione dal manuale di Graziella Casarin

La riflessione sulla memoria femminile e una prima fase di analisi dei documenti presenti negli archivi dei Centri della Rete Lilith ha reso evidente la necessità di un trattamento automatizzato specificamente archivistico per valorizzarli come fonti per la storia.
Infatti l'applicativo Lilith, nato per la catalogazione biblioteconomica di libri e riviste, comporta l'impossibilità di esprimere il vincolo archivistico, peculiarità dei fondi d'archivio.

Nel 1994 il Gruppo Archivi della Rete Lilith inizia ad elaborare un progetto per il trattamento specifico dei documenti d'archivio che, nel 1997, porta alla realizzazione di un nuovo applicativo da affiancare a Lilith: Lilarca.
Lilarca è costituito da una struttura gerarchica a livelli e introduce nuove tipologie di maschere per l'inserimento dei dati. Essa rappresenta la risposta a diverse esigenze:
fornire un modello per l'ordinamento e la descrizione dei fondi d'archivio
descrivere i fondi stessi con il livello di dettaglio adeguato
creare un catalogo collettivo dei fondi, e una base dati archivistica Lilarca (contigua alla base dati Lilith)
consentire dal sito internet Lilith/Lilarca la ricerca on-line e la consultazione di risorse telematiche sul tema degli archivi delle donne





Struttura database


Lilarca utilizza un modello di descrizione a livelli che, se da un lato mantiene la flessibilità necessaria per adeguarsi all'eterogeneità dei fondi, dall'altro normalizza le descrizioni dei materiali e ne riduce la complessità, mettendo in risalto la loro natura gerarchica .

STRUTTURA GERARCHICA A LIVELLI
La gerarchia degli oggetti archivistici non è tuttavia strutturata in maniera rigida. Sono infatti previsti quattro livelli fondamentali di descrizione, che si possono eventualmente aumentare fino a sette (limite prettamente tecnico, non teorico) tramite l'utilizzo di articolazioni gerarchiche intermedie:



Ogni oggetto archivistico, tranne il fondo, è pertanto legato ad un oggetto di livello superiore, ma non necessariamente a quello che lo precede immediatamente nella gerarchia: sono ammessi cioè "salti di livello": come caso limite possiamo pensare ad un documento legato direttamente al livello più alto, cioè al fondo

CODICE LIVELLO DESCRIZIONE (Tag 200)
Ogni livello è identificato da un codice. I codici previsti per i quattro livelli fondamentali sono:
FON - fondo; valore di default nella maschera FONDO
SER - serie e sue articolazioni
UNA - unità archivistica e sue articolazioni
DOC - documento; valore di default nella maschera DOC

CODICE UNIVOCO
Codice alfanumerico che, tramite la corrispondenza univoca di ogni livello con una lettera e di ogni unità di descrizione con un numero di due cifre (a partire da 01), rende immediatamente visibile la sua posizione nella gerarchia ed i suoi legami con gli altri elementi.
Il codice univoco, nella sua forma base, è composto da:

DESCRIZIONE CODICE ESEMPIO LIVELLO
Sigla del deposito FILI Deposito
A+ numero progressivo a due cifre A01 Fondo
B+ numero progressivo a due cifre B01 Serie
C+ numero progressivo a due cifre C01 Unità archivistica
D+ numero progressivo a due cifre D01 Documento


Se la strutturazione dell'archivio richiede ulteriori livelli di definizione, questi possono essere così definiti:
Sottoserie: BB;
Sottosottoserie: BBB;
Sottounità archivistiche: CC
Sottosottunità archivistica: CCC
fino a raggiungere un massimo di sette livelli presenti in un codice univoco.
Ad esempio, il codice:
FiliA01B02C01CC02D22

identifica il documento numero D22 della sottounità archivistica CC02, contenuta nell'unità archivistica C01, della serie B02 appartenente al fondo A01 del deposito Fili.

FUNZIONI REF ANNIDATE
In Lilarca sono state inserite funzioni REF annidate che, inserendo il codice dell'unità superiore (Tag 280), permettono nella visualizzazione dei records, di visualizzare automaticamente anche le denominazioni dei livelli superiori. Un'altra funzione (Tag 270) permette anche la visualizzazione dei livelli inferiori (le denominazioni delle unità contenute).

MASCHERE
Il database Lilarca introduce tre nuovi tipi di maschere per l'inserimento dei records:
FONDO
ARCA
DOC

FONDO: maschera specifica per la descrizione dei fondi. Contiene elementi informativi che è opportuno inserire una sola volta a questo livello in quanto comuni a tutti gli elementi del fondo.

ARCA: maschera per la descrizione di tutti i livelli intermedi (serie, unità archivistiche e rispettive sottoarticolazioni). Contiene anche l'area per la descrizione semantica dei contenuti

DOC: al momento per i documenti sono utilizzabili tre maschere: quella qui illustrata, per materiali inediti, o manoscritti secondo l'accezione angloamericana, e poi LIBR e NUDA, maschere per monografie e per spogli simili a quelle di Isis/Lilith.


AREE INFORMATIVE
Indipendentementemente dalla maschera utilizzata, nella visualizzazione i dati sono distribuiti in quattro aree informative comuni a tutti i livelli:

AREA 1 - IDENTIFICAZIONE E CONTESTO
In questa area compaiono gli elementi che identificano il record e i suoi legami archivistici: al centro del display compare:
il livello di descrizione (fondo, serie, sottoserie ecc)
il codice del livello di descrizione
le unità di livello superiore, di cui si visualizzano codice univoco e denominazione
le unità di livello inferiore, di cui si visualizzano codice univoco e denominazione

AREA 2 - DESCRIZIONE
I campi specifici per la descrizione delle varie unità sono diversi a seconda del livello che si sta visualizzando: accorpamenti (fondi, serie, unità archivistiche) oppure singoli documenti. Per i primi le maschere presentano anche in formato visualizzazione le etichette esplicative di ogni campo, necessarie in mancanza di un formato standard per le descrizioni archivistiche. I campi sono i seguenti: denominazione, provenienza, deposito, (questi due solo per i fondi), arco cronologico, descrizione fisica, nota storica, ordinamento, mezzi di corredo, disponibilità, acquisizione (per i fondi)
Invece nella descrizione dei documenti si ricorre, quando è possibile, al formato bibliografico standard.

AREA 3 - ACCESSI PERSONA ED ENTE
Nella maschera per unità intermedie Arca e in quella per documenti Doc sono previsti due distinti campi (persone ed enti: Tag 26, Tag 27), in cui vengono descritti vari tipi di responsabilità, individuabili nei sottoinsiemi del fondo, utili ai fini del recupero. Responsabilità persona ed ente sono diversi dalla provenienza, a cui è riservato un campo specifico nella maschera Fondo
responsabilità intellettuali relative ad una serie, un'unità archivistica, un singolo documento
responsabilità relative al riordinamento
responsabilità relative alla produzione di strumenti di corredo (inventari, regesti, ecc.)
a livello di documento, possono essere indicate anche altri tipi di responsabilità o accessi: illustratrice, curatrice, destinataria...
È quindi importante avere ben chiara la distinzione tra il concetto di provenienza di un fondo archivistico(che è comune a tutte le sue parti) e quello di responsabilità intellettuale di singole unità componenti

AREA 4 - INDICIZZAZIONE
Nell'indicizzazione si utilizzano descrittori (maggiori e minori) tratti dal thesaurus Linguaggiodonna e identificatori (nomi, luoghi, cronologici, norme, vari). E' possibile anche sintetizzare in modo discorsivo il contenuto dell'unità in esame (campo sommario/abstract).
Principio della non ridondanza: una buona indicizzazione deve evitare di ripetere su più livelli le stesse informazioni. Descrittori generali che si applichino a tutte le unità di una serie vanno inseriti solo a livello della serie e non vanno ripetuti ai livelli subordinati.
E viceversa i descrittori di singoli documenti non vanno immessi anche a livello di serie.
Questo principio può creare problemi nella ricerca, visto che il descrittore potrà rappresentare una chiave di accesso solo per il livello in cui è inserito. Questo inconveniente si aggira con particolari strategie di ricerca.




Nuove potenzialità dello strumento RICERCA

Il database Lilarca, oltre alle possibilità di ricerca tipiche di ISIS-LILITH, permette anche indagini operanti a vari livelli - fondo, serie, unità archivistica e documento - grazie alla sua struttura gerarchica.

Quando dal Menù principale si passa al sottomenù "S - Ricerca e recupero informazioni", si possono richiamare le informazioni richieste partendo da una qualsiasi unità di descrizione archivistica, cliccando su "S - ricerca tramite espressione". Una volta fatta la ricerca, compare la lista dei records relativi; per visualizzarli digitare la lettera D: apparirà a video il primo dei records in lista, da cui si può passare ai successivi.

Le ricerche possono essere sia circoscritte ad un unico livello, che svolte partendo da un livello qualsiasi per evidenziarne tutte e solo le sue sottounità fino ai documenti. Nell'espressione di ricerca va sempre digitato il codice univoco dell'unità di descrizione prescelta seguito dal simbolo $ ed, eventualmente, dalle espressioni di seguito esemplificate:

GedA$ nel deposito Ged vengono ricercati tutti i records partendo da A (livello dei fondi) fino al livello di documento
GedA02$*serie/(210) ricerca solo le serie del fondo A02
GedA02$ * SER ricerca le serie e le sottoserie nel fondo A02
GedA02$ * sottoserie/(210) ricerca tutte e solo le sottoserie nel fondo A02

Possono anche essere effettuate ricerche trasversali a tutto l'archivio:

Ged * SER ricerca le serie e le sottoserie di tutti i fondi presenti nel deposito GED
Ged * UNA ricerca le unità e sottounità di tutti i fondi presenti nel deposito GED


Per visualizzare un documento e i suoi livelli superiori occorre digitare il codice:

GedA02B01C02D04 visualizza il documento D04 nell'unità C02 della serie B01 del fondo A02
GedA02B01C02 visualizza l'unità archivistica che contiene il documento
GedA02B01 visualizza la serie che contiene l'unità archivistica che contiene il documento
GedA02 visualizza il fondo a cui appartiene il documento


LILARCA PER WINISIS:

La versione Windows presenta una interfaccia utente completamente diversa da Isis/Dos, seguendo naturalmente tutte le trasformazioni del software, per le quali rimandiamo ai manuali specifici di Winisis.
I formati di visualizzazione sfruttano molte delle nuove funzioni di Winisis, soprattutto quelle che permettono di stabilire link tra i record.
I codici univoci, che creano la struttura logica gerarchica di Lilarca, permettono, partendo da un record di qualunque livello, di passare alle unità superiori o inferiori con un clic del mouse. Sul display si affiggono automaticamente le denominazioni delle unità contenenti quella descritta nel record, e le denominazioni (o titoli) di quelle immediatamente contenute. Cliccandole, si apre il record corrispondente; dal quale si può continuare a sfogliare il fondo, o ritornare al record di prima con il Back.
Il fondo diviene pertanto completamente navigabile come un ipertesto.
Questa possibilità è funzionale alla consultazione di un fondo d'archivio, perché rende percepibile in modo intuitivo la sua organizzazione logica in unità contenenti e contenute, stratificate in vari livelli. Inoltre permette di accedere alle informazioni registrate nei livelli più generali, che non sono direttamente accessibili facendo una ricerca classica (per i motivi spiegati nel paragrafo AREA 4-INDICIZZAZIONE) o viceversa di aprire una unità e vedere cosa contiene, senza dover passare alla interrogazione con le funzioni di ricerca.
Naturalmente queste ultime rimangono le classiche di Isis, e sono organizzate con le modalità di Winisis; si possono fare quindi le ricerche tradizionali, sulla base della modalità di inserimento dei dati nei vari campi e di quello che è stato indicizzato per la ricerca.
Un'altra delle nuove opzioni di Lilarca per Winisis è quella di poter allegare ai record file prodotti in qualunque formato (testi, immagini, audio, video e così via).Il file può essere anche un indirizzo internet, verso cui viene lanciato il collegamento; la rete diventa quindi una possibile immensa risorsa di materiali da allegare ai record del database, con moltiplicazione all'infinito delle potenzialità informative…


Cenni su alcune modalita' di ricerca in ISIS



La ricerca per espressione vera e propria si esegue lavorando su uno o più termini per esteso, oppure su una parola troncata dal simbolo $ (es. lav$). All'interno di una ricerca si possono formulare più richieste, avvalendosi degli operatori booleani :

lavoro si ottiene la lista dei records che contengono la parola ricercata
lavoro dipendente si ottiene la lista dei records che contengono l'espressione ricercata
lav$ si ottiene la lista dei records che contengono le parole e le espressioni che iniziano per "lav"
lavoro * donna ricerca i records che contengono tutti i termini presenti nella richiesta
lavoro + donna ricerca i records che contengono almeno uno dei termini richiesti
lavoro ^ donna ricerca i records che contengono solo il termine precedente il simbolo e non il seguente


Esiste la possibilità di usare più di due termini nella ricerca, ma in questo caso occorre servirsi di una espressione algebrica:

(formazione + lavoro) * donna ricerca i records che contengono sempre il termine donna e almeno uno dei due termini formazione e lavoro


E' anche possibile attuare tutte le ricerche restringendo l'area di interesse a determinati campi. Per procedere in questo senso è necessario indicare, dopo il termine o i termini richiesti, il numero corrispondente al campo in questione tra parentesi tonde:

lavoro/(28) ricerca la parola lavoro in tutti i records solo nel campo corrispondente al numero 28, ovvero quello dei DESCRITTORI MAGGIORI lavoro * donna/(28) ricerca entrambi i termini in tutti i records solo nel campo (28)


GLI OPERATORI BOOLEANI
Gli operatori booleani sono una serie di simboli-comandi che permettono specifiche ricerche legando tra loro più termini nella richiesta.

* il comando AND: permette di ricercare i records in cui siano compresenti tutti i termini in questione
+ il comando OR: permette di ricercare i records in cui sia presente almeno uno dei termini
^ il comando NOT: permette di ricercare i records in cui sia presente solo il termine (o l'espressione) precedente il simbolo ^ escludendo il seguente