GLOSSARIO

a cura di Paola D'Arcangelo

Archivio

L'archivio (...) nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un'attività pratica, amministrativa, giuridica. Esso è costituito perciò da un complesso di documenti, legati tra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri condizionato. (Elio Lodolini, Archivistica: principi e problemi, Milano, Franco Angeli ed.1990, p.14)

Archivio è il complesso dei documenti prodotti da una persona fisica o giuridica, pubblica o privata nel corso dello svolgimento della propria attività. (Ibidem, p.63)

Si usa il termine archivio, in un'accezione più generica e anche fondo, parola ormai molto usata anche se non ha un significato chiaramente definito in italiano (la parola è d'origine francese), per indicare, all'interno di un Archivio di Stato o di un qualsiasi istituto in cui siano concentrati archivi di diversa provenienza, ciascun complesso documentario che abbia un carattere di unitarietà, sia nel caso si tratti di un archivio di un determinato ente (archivio in senso proprio), sia che si tratti di un complesso di documenti prodotti da enti diversi ma confluiti per ragioni varie nell'ente che ha effettuato il versamento o il deposito, sia che si tratti di un complesso di documenti che sia il risultato di smembramenti, fusioni e riordinamenti eseguiti in Archivi di concentrazione, sia che si tratti di miscellanee o di raccolte. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p.201)

Archiviazione

Operazione con la quale documenti, fascicoli, registri, scritture in genere, vengono ordinatamente conservati nei locali dell'archivio utilizzando scanalature, armadi, classificatori, schedari ecc. destinati a tale uso. (R. De Felice, L'Archivio contemporaneo, Roma, NIS, 1992, p.80)

Risponde al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale e uniforme per renderlo recuperabile alla ricerca.

Deposito

Locale nel quale un ente conserva la propria documentazione, non più necessaria alla trattazione degli affari in corso (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 206)
Si intende per deposito il luogo fisico dove viene conservato l'archivio di un determinato ente o persona. Spesso si identifica con lo stesso nome in senso giuridico dell'ente, specificando l'indirizzo e la località, e gli orari di apertura al pubblico

Descrizione archivistica

L'elaborazione di un'esatta rappresentazione di un'unità di descrizione attraverso la raccolta, il confronto, l'analisi e l'organizzazione di ogni informazione che permetta di identificare il materiale documentario e di illustrare il suo contesto di produzione ed i sistemi di archiviazione in base ai quali è stato organizzato. (Traduzione italiana delle ISAD.G)

Le regole generali per la descrizione archivistica (...) vanno considerate come parte di un processo che si propone:

di assicurare l'elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative;
di facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica;
di permettere l'utilizzazione comune di dati autorizzati; e
rendere possibile l'integrazione delle descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato. (Ibidem)

Documento (o unità documentaria)

Non tutti gli scritti hanno carattere documentario, e non tutti i documenti costituiscono "archivio". Perché possa parlarsi di "documento" occorre - almeno secondo l'opinione corrente del mondo occidentale - che lo scritto sia stato prodotto nel corso dello svolgimento di quella che, per intenderci, possiamo indicare come un'attività amministrativa, nell'accezione più ampia del termine. (Traduzione italiana delle ISAD.G)

La minima unità, concettualmente non divisibile, di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora. (Traduzione italiana delle ISAD.G)

Cosa mobile, prodotta su un supporto (un foglio di carta, un nastro magnetico, un disco, una pellicola cinematografica, una lastra radiografica, un negativo, ecc.) tramite un mezzo scrittorio (penna a inchiostro, penna a sfera, matita, macchina da scrivere, stampante ecc.) o un dispositivo per fissare l'immagine o la voce o, contestualmente, l'immagine e la voce. (Paola Carucci, Il documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, NIS, 1987, p.14)

Fondo

L'insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze. (Paola Carucci, Il documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, NIS, 1987)

Inventario

E' lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive tutte le unità che compongono un archivio ordinato. L'inventario, a differenza dell'elenco, presuppone che il fondo sia ordinato. Può essere analitico o sommario, a seconda del grado di analiticità adottato nella descrizione di ciascuna unità . (...) L'inventario deve essere corredato di indici, tanto più necessari quanto più è analitico. In certi casi la schedatura usata per l'ordinamento può essere usata per l'inventario, magari apportandovi qualche modifica e integrazione. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p.213)

Indicizzazione

Processo di descrizione e identificazione del contenuto semantico di un documento.

Mezzi di corredo

Con questa espressione si intendono tutti gli strumenti che contengono una descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di consistenza, di versamento, regesti, indici, rubriche, schedari, ecc.

Ordinamento

Quando si parla di ordinamento bisogna distinguere l'o. che un ente dà alla propria documentazione dall'o. o riordinamento che viene eseguito negli archivi istituiti per la conservazione permanente degli archivi prodotti da altri enti... (...) Il metodo storico consiste nel riordinare l'archivio ricostituendone l'organizzazione originaria nella quale si riflette (non automaticamente, bensì in forme molto varie) il rapporto tra funzioni svolte dall'ente e documenti prodotti, i quali risultano tra loro legati da un vincolo di necessità (vincolo archivistico), costituitosi fin dall'epoca in cui i documenti venivano posti in essere. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, pp.218-219).

Protocollo

In diplomatica si chiama protocollo la parte iniziale del documento. Nella redazione di un documento infatti si segue uno schema definito che distingue tre parti essenziali: protocollo, testo, escatocollo. (...)
Si chiama protocollo il registro su cui vengono registrati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. Nelle apposite caselle del registro di protocollo vengono registrati tutti gli elementi che compaiono nella parte iniziale del documento. (...) La registrazione sul registro di protocollo costituisce un elemento probante dell'autenticità del documento ed è un'operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio: la classificazione e il riferimento ai precedenti e ai susseguenti, riportati sul registro di protocollo, collegano quel documento con gli altri dello stesso archivio appartenenti alla medesima pratica, istituendo quel vincolo archivistico o di necessità che qualifica e distingue la documentazione dell'archivio di un ente da quella di altri enti. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p.223)

Provenienza (o soggetto produttore)

L'organismo o la persona che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.
Il Principio di provenienza si contrappone al principio di territorialità (o pertinenza) ed ha implicazioni rilevanti sulla documentazione delle zone di confine...(...). In base al p. di provenienza l'archivio deve mantenersi quale fu costituito dall'ente, pertanto non può essere smembrato. (...) A tale principio si collega l'elaborazione del principio del metodo storico nell'ordinamento dei fondi. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 223)

Raccolta (o collezione)

Assolutamente diversa dall'archivio - anzi, antitetica rispetto ad esso - è la "raccolta", la "collezione", formata per volontà del raccoglitore o collezionista. (Elio Lodolini, Archivistica: principi e problemi, Milano, Franco Angeli ed.1990, p.14)

La collezione è la raccolta di documenti formata da una persona. Può trattarsi di una raccolta formata da un archivista, il quale ha estratto alcuni documenti dalle diverse serie di provenienza, riunendoli perché di materia affine, o in base a qualche altro elemento unificante...(...)
Può trattarsi anche di una raccolta formata da una persona che ha acquistato o reperito in vario modo documenti di provenienza diversa. Solitamente le collezioni o raccolte vengono indicate con il nome di chi le ha costituite, ma i documenti non si riferiscono all'autore della collezione. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p.205)

Scheda

La scheda è l'elemento di lavoro indispensabile per l'archivista per eseguire l'ordinamento di un fondo, per compilare l'inventario e successivamente gli indici relativi. Le schede su cui si scrivono gli elementi essenziali per identificare i singoli pezzi possono essere facilmente corrette e spostate consentendo di formulare ipotesi di lavoro verificabili senza spostare i documenti, fin quando non si sia raggiunta la piena consapevolezza delle ragioni per cui si rende necessario lo spostamento dei documenti. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 227)

Serie

Documenti ordinati secondo un sistema di archiviazione, o conservati insieme perché sono il risultato di un medesimo processo di sedimentazione o archiviazione, o di una medesima attività; appartengono ad una specifica tipologia; o a causa di qualche altra relazione derivante dalle modalità della loro produzione, acquisizione o uso. (Ibidem)

Standard descrittivi

Al fine di normalizzare e uniformare la catalogazione dei documenti, per un più facile accesso alle informazioni, sono state elaborate delle norme internazionali che regolano l'attribuzione, per esempio, della responsabilità intellettuale, o il modo in cui va intestato il documento, il modo in cui si segna il numero delle pagine, ecc. Questi standard sono internazionali, e si chiamano ISBD (International Standard Bibliographic Description) per la descrizione bibliografica, ISAD (G) ( General International Standard of Archival Description) per la descrizione archivistica.

Thesaurus

Vocabolario dinamico (cioè in continua implementazione) ma controllato di termini (chiamati "descrittori") correlati tra loro logicamente e semanticamente e selezionati a partire dal linguaggio naturale dei documenti.

Titolario

Quadro di classificazione, costituito da un determinato numero di categorie (o titoli, o classi), articolate in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici o alfabetici o misti. La categoria consente di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di affari che presentano caratteristiche comuni. (...) Il titolario è quindi un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuate in base all'analisi delle competenze dell'ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell'attività svolta. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 229)

Unità archivistica (o fascicolo, cartella etc.)

Un insieme organico di documenti raggruppati o dal soggetto produttore per le esigenze della sua attività corrente o nel corso dell'ordinamento dell'archivio, in base al comune riferimento allo stesso soggetto, attività o negozio giuridico. Costituisce di solito l'unità elementare di una serie. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 229)

Vincolo archivistico

Le carte che costituiscono un archivio, perché inserite in un ordine formale che risponde ad esigenze logiche e funzionali, sono legate tra loro da un vincolo archivistico. Il che significa che la lettura del singolo documento non può prescindere dalla sua collocazione all'interno di una rete di relazioni. Il documento d'archivio "vive" in un contesto ed è la conoscenza di entrambi - del documento e del suo contesto - a costruire l'informazione.

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