LA TRADUZIONE ITALIANA DELLE ISAD(G)

[Premessa] [Introduzione] [Glossario dei termini associati alle regole generali] [Descrizione in più livelli]
[Regole della descrizione in piů livelli]

Premessa


P.1 Una prima bozza di regole generali fu elaborata da un sottogruppo della Commissione ad hoc sulle norme di descrizione. Questo sottogruppo era stato creato( in occasione della prima sessione plenaria della Commissione, durante l'incontro( Hoehr-Grenzhausen, in Germania, nell'ottobre 1990)

P.2 Il sottogruppo era formato da: Wendy Duff, coordinatrice; Michael Cook; Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe, direttore del progetto e segretario.

P.3 Il sottogruppo si riunì a Liverpool, in Gran Bretagna, nel luglio 1991 per completare la bozza che fu discussa, modificata ed ampliata nella sessione plenaria de Commissione che si svolse a Madrid nel gennaio 1992. La bozza fu formalmente approvata in quell'incontro. Essa è conosciuta come la bozza di Madrid di "ISAD. (G ): General International Standard Archival Description"

P.4 Nel febbraio 1992, al fine di raccogliere critiche ed osservazioni, la bozza di Madrid di ISAD(G) fu resa nota all’interno della comunità archivistica internazionale, tradotta nelle lingue ufficiali del CIA e distribuita, come documento congressuale, in vista del XII Congresso internazionale degli Archivi di Montreal del settembre 1992, dove fu discussa in seduta pubblica. La commissione si è riunita di nuovo a Stoccolma nel gennaio 1993 per analizzare e rivedere il documento a seguito delle osservazioni pervenute da tutto il mondo e delle critiche formulate nella seduta pubblica del Congresso di Montreal. Il documento che si presenta è il risultato di questo processo.

P.5.La Commissione propone che questo documento sia sottoposto a revisione ogni cinque anni; una raccomandazione in tal senso verrà avanzata al CIA quando il documento sarà presentato per la definitiva pubblicazione

P.6 La Commissione ad hoc del CIA sulle norme di descrizione ringrazia l’UNESCO per l’aiuto finanziario fornito a questo progetto. Ringrazia anche il National Archives of Canada per aver sostenuto le funzioni di segreteria e le istituzioni che hanno ospitato la Commissione nel corso dell’elaborazione di questo documento: l’Archivio Nazionale e il Ministero della Cultura spagnoli e l'Archivio Nazionale di Svezia.

 

INTRODUZIONE


I.1 Le regole generali per la descrizione archivistica, che di seguito si presentano vanno considerate come parte di un processo che si propone:

a) di assicurare l'elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative;

b) di facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica;

c) di permettere l'utilizzazione comune di dati autorizzati (authority data) e di rendere possibile l'integrazione delle descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato.

I.2 Proprio in quanto generali, queste regole sono concepite per essere generalmente applicabili alla descrizione di documentazione archivistica. a prescindere dalla natura e dalle dimensioni dell'unità di descrizione. Esse prescrivono regole per la formulazione delle informazioni in ciascuno dei ventisei (26) elementi descrittivi che possono essere combinati per elaborare la descrizione di un’entità archivistica.

I.3 Ciascuna regola consiste di

  1. il nome dell’elemento descrittivo al quale la regola si applica
  2. l’enunciazione della funzione dell’elemento nell’insieme della descrizione
  3. l’enunciazione della regola (o delle regole) applicabili all’elemento
  4. se opportuno, degli esempi che mostrino l’applicazione della regola (o delle regole)

I.4 L’organizzazione delle regole riflette la struttura prescelta, valida per qualunque descrizione che comprenda gli elementi previsti dalle regole.All’interno di questa struttura gli elementi sono raggruppati in sei aree:

  1. Area dell'identifìcazione (che comprende le informazioni essenziali per identificare l’unità di descrizione);
  2. Area delle informazioni sul contesto di provenienza (che comprende le informazioni relative alla produzione e ai passaggi di responsabilità giuridica, custody, dell'unità di descrizione);
  3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura (che comprende le informazioni relative al contenuto e all'ordinamento dell'unità di descrizione);
  4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione (che comprende le informazioni relative alla disponibilità dell'unità di descrizione
  5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata e complementare (che comprende le informazioni relative all'esistenza di altra documentazione che ha relazioni significative con l'unità di descrizione);'
  6. Area delle note (che comprende informazioni particolari e informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree).

I.5 Tutti i ventisei elementi compresi in queste regole generali possono essere utilizzati in sede di descrizione, ma solo una parte di essi è indispensabile in ogni descrizione. Per lo scambio d'informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale un ridotto numero di elementi:

  1. segnatura archivistica od altro codice identificativo (reference code)
  2. denominazione o titolo (titIe);
  3. date della documentazione compresa nell'unità di descrizione o estremi cronologici dell'unità di descrizione;
  4. consistenza dell'unità di descrizione; e
  5. livello di descrizione.

Se il nome del soggetto produttore non e' incluso nella denominazione o titolo, anche l'elemento della descrizione che lo contiene diventa essenziale per lo scambio internazionale.

I.6 La quantità di elementi descrittivi supplementari utilizzati per ciascuna descrizione archivistica, oltre quelli essenziali, varierà in base alla natura dell’unità di descrizione e alle caratteristiche del sistema informativo (manuale o informatizzato), del quale essa è parte. Alcuni sistemi informativi possono include che la descrizione del fondo, quella delle sue parti componenti (ad esempio le serie o i singoli documenti). Per garantire l'efficacia e la chiarezza di tali sistemi, l'elaborazione di descrizioni che comprendano più livelli deve tenere conto delle regole relative ai rapporti fra le descrizioni e al loro contenuto informativo. A questo scopo, delle regole per la descrizione in più livelli (multilevel description rules) sono state incluse nelle presenti regole generali.

I.7 Le aree descrittive previste da queste regole generali sono quelle che sembrano avere la più ampia applicabilità nel contesto archivistico internazionale. È solo l'inizio dello sforzo di normalizzazione. Ulteriori regole specifiche dovranno essere elaborate per la descrizione di particolari tipologie di documentazione archivistica (come il materiale cartografico, le immagini in movimento, documenti elettronici, diplomi, atti notarili, titoli giuridici di proprietà).

I.8 Le chiavi di accesso (access points) si basano sugli elementi descrittivi. La validità delle chiavi di accesso è accresciuta dal controllo di autorità. Data l’importanza, ai fini della ricerca, delle chiavi, linee direttive per la loro formulazione dovranno essere elaborate a livello internazionale. La commissione ad hoc sulle norme di descrizione sta attualmente elaborando delle norme per la redazione di voci autorizzate, Dizionari e convenzioni da usarsi nella scelta delle chiavi di accesso dovranno essere elaborati a livello nazionale o per ciascuna lingua. Le seguenti norme ISO sono utili per elaborare e aggiornare vocabolari di termini controllati: ISO 5963 Documentatio – Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms e IS0 2788 Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Per l'Italia cfr.: UNI/ISO 5963:1989. Documentazione. Metodi per l'analisi dei documenti, la determinazione del loro soggetto e lo selezione dei termini di indicizzazione; UNI/ISO 2788: 1993. Linee guida per la costruzione e lo sviluppo di thesauri monolingue; UNI 10168: 1993. Documentazione. Riferimenti bibliografici. Contenuti, forme e struttura) (n.d.t.)

I.9 Nelle citazioni di una fonte edita all'interno di ciascun elemento di descrizione è opportuno attenersi all'ultima versione della norma ISO 690 Documentation -Bibliographic references - Content, form and structure.



0. GLOSSARIO DEI TERMINI ASSOCIATI ALLE REGOLE GENERALI


0.1. I termini che seguono e le loro definizioni costituiscono parte integrante di queste regole di descrizione. Le definizioni sono state elaborate specificamente per le necessità di questo documento.

Chiave d'accesso. (access point). Nome, parola chiave, voce d'indice mediante la quale si può cercare, identificare e recuperare una descrizione archivistica

Consultabilità (access). La possibilità di far uso del materiale documentario di un fondo, secondo regole e condizioni prestabilite.

Controllo d’autorità (authority control). Il controllo su forme normalizzate di termini - compresi i nomi di persone, di enti o toponimi utilizzati come chiavi di accesso. (La pratica del controllo d'autorità implica l'utilizzo, per alcuni clementi della descrizione archivistica, di termini autorizzati, elencati in apposite liste di nomi, thesauri, dizionari ecc., di solito elaborati ed aggiornati secondo procedure prestabilite da organismi riconosciuti ed autorevoli a ciò preposti. Il temine, come la definizione esplicita della procedura, nasce in ambito biblioteconomico (n.d.t.).

Data della documentazione compresa nell’unità di descrizione (date of creation). La data effettiva nella quale il materiale documentario compreso in un'unità di descrizione è stato posto in essere.

Descrizione archivistica (archival description). L'elaborazione di un'esatta rappresentazione di una unità di descrizione e della parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, il confronto, l'analisi e l'organizzazione di ogni informazione che permetta di identificare il materiale documentario e di illustrare il suo contesto di produzione ed i sistemi di archiviazione in base ai quali è stato organizzato.

Ente (corporate body). Un'organizzazione o un gruppo di persone che è identi cato da una propria denominazione e che agisce, o può agire, come persona giuridica.

Estremi cronologici dell’unità di descrizione (date of accumulation). Il periodo durante il quale l'unità di descrizione, o una sua parte, si è venuta costituendo ad opera del soggetto produttore.

Fascicolo (file). Un insieme organico di documenti raggruppati o dal soggetto produttore per le esigenze della sua attività corrente o nel corso dell'ordinamento dell'archivio, in base al comune riferimento allo stesso oggetto attività o negozio giuridico. Costituisce di solito l'unità elementare di una serie. (Per essere aderenti alla terminologia utilizzata nei testi originali, si è scelto di tradurre in questo glossario le parole file e dossier utilizzate nelle versioni inglese e francese delle norme ISAD con il vocabolo italiano "fascicolo". Bisogna tuttavia precisare che nel contesto delle norme quei termini si riferiscono, più che alla specifica unità archivistica definita, nella dottrina e nella pratica archivistica italiana, come "fascicolo", al concetto di unità archivistica in generale individuata sulla base dell'organizzazione della documentazione all'interno delle singole serie Per questo motivo la parola file sarà tradotta, secondo l'uso corrente italiano, o con l'espressione "unità archivistica" oppure con lo specifico termine che sembrerà di volta in volta il più adeguato a rendere il senso dell'originale inglese (quindi non solo fascicolo, ma anche registro, volume busta, ecc.) (n.d.t. ).

Fondo (fonds). L'insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze.

Livello di descrizione (level of description). La posizione dell'unità di descrizione all'interno della struttura gerarchica del fondo.

Localizzazione (location). L'istituzione archivistica o l'indirizzo del privato detentore. che conserva la documentazione archivistica.

Ordinamento (arrangement) L'insieme delle operazioni intellettuali di analisi e di organizzazione della documentazione archivistica

Provenienza (provenance). L'organismo o la persona che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.

Serie (series o records series). Documenti ordinati secondo un sistema di archiviazione, o conservati insieme perché sono il risultato di un medesimo processo di sedimentazione o archiviazione, o di una medesima attività; appartengono ad una specifica tipologia; o a causa di qualche altra relazione derivante dalle modalità della loro produzione, acquisizione o uso.

Soggetto produttore (creator), vedi Provenienza.

Strumento di ricerca (finding aid). Termine generico per indicare ogni descrizione o mezzo di corredo, elaborato o ricevuto da un archivio nell'esercizio del controllo amministrativo o intellettuale sul materiale archivistico.

Sub-fondo (subfonds). Una suddivisione di un fondo contenente un insieme documentazione correlata, corrispondente a suddivisioni amministrative dell'istituzione o dell'organismo produttore, a altrimenti, a raggruppamenti geografici, cronologici, funzionali, o di simile natura del materiale documentario. Quando l'ente produttore ha una struttura gerarchica complessa ciascuna suddivisione si articola nelle ulteriori suddivisioni necessarie a dare conto dei livelli della struttura gerarchica stessa.

TipoIogia della documentazione(form) Il tipo o il genere di documentazione compreso in un'unità di descrizione: per es. lettere, verbali di riunione

Titolo o denominazione (title). Una parola, una locuzione, un carattere alfabetico o un gruppo di caratteri che dà il nome ad una unità di descrizione

Titolo o denominazione attribuita (supplied title). Titolo o denominazione attribuiti dall'archivista ad una unità di descrizione che non reca nessuna denominazione originale.

Titolo o denominazione originale (formal title). Un titolo che appare predominante all'esterno o all'interno del materiale archivistico che viene descritto

Unità di descrizione (unit of description). Un documento o un insieme di documenti, a prescindere dai loro caratteri fisici, considerati come un tutto unico e che come tale costituiscono l'oggetto di una singola descrizione.

unità documentaria (item). La minima unità concettualmente non divisibile,di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, rapporto, una fotografia, una registrazione sonora.

Valutazione (appraisal) Il procedimento di determinazione del valore archivistico di un insieme di documenti. (Non esiste nella dottrina e nella pratica italiana un concetto che possa riprodurre fedelmente quello inglese di appraisal. Quest’ultimo, infatti, indica il processo attraverso il quale viene stabilito il "valore archivistico" della documentazione, con l'obiettivo sia di distinguere quella che è degna di essere conservata per un periodo di tempo indefinito (ma non necessariamente illimitato) da quella che può, al contrario, essere distrutta (appraisal for selection), sia di procedere da parte della singola istituzione archivistica all'individuazione dei fondi, di cui valga la pena di promuovere l'acquisizione (appraisail for acquisition). La normativa esistente a tutt'oggi in Italia, relativa alla documentazione degli uffici statali e degli enti pubblici da versare Istituti archivistici di conservazione si basa, invece, su una procedura articolata su due elementi fondamentali: lo scarto periodico della documentazione non degna di essere conservata indefinitamente e l'individuazione di un periodo di tempo trascorso il quale le pratiche esaurite sono trasferite all'archivio storico. Come si vede, è una procedura che seleziona la documentazione in negativo, attraverso lo scarto, al contrario di quanto è insito nel concetto di appraisal, che si basa invece su una valutazione in positivo, nella quale con fluiscono elementi di natura diversa, al centro dei quali vi è il concetto, problematico e di difficile definizione, di "valore archivistico" documentazione (n d. t.).


1 DESCRIZIONE IN PIU’ LIVELLI

1.1 Introduzione

Se si intende descrivere un fondo nel suo complesso, lo si rappresenti con un’unica descrizione, utilizzando gli elementi descrittivi che sono presentati di seguito nella sezione 3 di questo documento. Se è necessario descrivere anche le singole parti, di cui è composto il fondo, esse possono essere descritte separatamente utilizzando ugualmente gli elementi descrittivi della sezione 3 che risultino appropriati. L'insieme di tutte le descrizioni così ottenute, collegate gerarchicamente, come illustrato dal modello in Appendice, costituisce la rappresentazione del fondo e delle sue suddivisioni. Nell'ambito di queste regole, questa tecnica di descrizione è chiamata descrizione in più livelli.

Quando si stabilisce un rapporto gerarchico fra le descrizioni, si osservino le quattro regole fondamentali enunciate nelle norme 2.1-2.4.


2. REGOLE DELLA DESCRIZIONE IN PIÙ LIVELLI


2.1 Descrizione dal generale al particolare.

Scopo: Rappresentare il contesto e la struttura gerarchica del fondo e delle sue parti

Regola: A livello di fondo fornire le informazioni relative al fondo nel suo complesso. Al livello seguente e ai successivi dare le informazioni relative alla parte che viene descritta. Disporre le descrizioni che ne risultano secondo uno schema di relazioni gerarchiche che metta in rapporto la singola con l'insieme e che proceda dal generale (il fondo) al particolare.

2.2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione

Scopo: Rappresentare accuratamente il contesto e il contenuto dell'unità di descrizione.

Regola: Fornire soltanto quelle informazioni che siano appropriate al livello che viene descritto. Per esempio non fornire informazioni dettagliate sul contenuto delle unità archivistiche se l'unità di descrizione è un fondo; non riportare la storia amministrativa di un intero ministero se il soggetto produttore dell’unità di descrizione è una direzione generale o una divisione

2.3 Collegamento tra le descrizioni

Scopo: Rendere esplicita la posizione dell'unità di descrizione all'interno struttura gerarchica.

Regola: Collegare ciascuna descrizione a quella dell'unità di descrizione immediatamente superiore, se esistente, e identificare il livello di descrizione. (cfr.3.1.4).

2.4 Non ripetizione delle informazioni

Scopo: Evitare la ripetizione delle informazioni nelle descrizioni archivistiche collegate gerarchicamente.

Regola: Al livello appropriato più elevato, fornire tutte le informazioni che sono comuni alle singole parti. Non ripetere al livello inferiore le informazioni che sono già state fornite ai livelli di descrizione superiori.


3. ELEMENTI DESCRITTIVI

3.1 Area dell'identificazione

3.1.1 Segnatura archivistica od altri codici identificativi

Scopo: Identificare l'istituto archivistico e stabilire un collegamento tra la documentazione archivistica e la descrizione che la rappresenta

Regola: Indicare il codice del paese secondo la versione più recente della norma ISO 3166, Codice per la rappresentazione dei nomi degli Stati, seguito dal codice dell'istituto archivistico in conformità alle norme nazionali, seguito dalla segnatura archivistica utilizzata all'interno dello stesso istituto o da altro elemento univoco di identificazione.

Esempi:

CA NAC ANC-C2358;

US LA72-064568

MY P/AMM Z4

MY MS ANM P/PESU.H.C.O 410/1915

FR AD 53/234J


3.1.2 Denominazione o titolo

Scopo:Denominare l'unità di descrizione.

Regola: Quando l'unità di descrizione reca un titolo originale, trascriverne esattamente le parole 'nell'ordine e nella forma ortografica con cui si presentano, ma senza necessariamente rispettare la punteggiatura e le maiuscole.

Esempio:

Account of occurrences at Peace River 1832

Hue and cry and Police Gazette 1828-1842

Shipments of rubber for Italy and France

Société ardoisière de l'Anjou. Exploitation de Renazé (Mayenne)

Fonds Perret

Fonds Hennebique

Se opportuno, accorciare un titolo troppo lungo, a condizione che ciò non determini la perdita di qualche informazione essenziale.
In alternativa, attribuire all'unità di descrizione un breve titolo. A livello di fondo, includere la denominazione del soggetto produttore. Ai livelli inferiori includere, ad esempio, la denominazione del soggetto produttore, un termine che indichi la tipologia della documentazione che costituisce l'unità di descrizione e, se risulta opportuno, una locuzione che faccia riferimento alla funzione, all'attività, alla localizzazione geografica, all'oggetto o all'argomento.
Distinguere le intitolazioni originali da quelle attribuite secondo le consuetudini linguistiche o nazionali.

Esempi:

Minute Books of the Women's Christian Temperance Movement

Letter of Presbyterian missionaries serving in Manitoba

Videotapes of Ronald Reagan's campaign speeches

Records of the Coast and Geodetic Survey (Denominazione a livello di fondo

Records of the Office of Superintendent (Denominazione a livello di sub-fondo)

Letters sent

Letters received

Drafts of Annua Reports to the Congress (Denominazioni a livello di serie)

Draft of the First Report (Denominazione a livello di unità)

Papers of the Rockefeller Family (Denominazione a livello di fondo)

Papers of John Rockefeller, Sr. (Denominazione a livello di sub-fondo)

Correspondance relating to business affairs

Correspondance relating to philanthropic activity

Personal Correspondance (Denominazioni titolo a livello di serie)

Letters to J Pierpoint Morgan

Letters to Theodore Roosevelt (Denominazioni a livello di unità documentaria)


3.1.3 Data della documentazione compresa nell'unità di descrizione

Scopo:Identificare e segnalare la data (o le date) della documentazione compre sa nell'unità di descrizione.

Regola: Indicare le date della documentazione compresa nell'unità di descrizione sotto forma di singola data o di date estreme, a seconda di ciò che risulta appropriato. Le date estreme devono sempre comprendere la data iniziali e quella finale a meno che l'unità di descrizione sia un archivio ancora aperto o parte di esso

Esempi:

1900-1919

(La Commissione legislativa congiunta dello Stato di New York incaricata di investigare sulle attività sediziose operò e costituì un proprio archivio negli anni 1917-1919. Tuttavia, i reali estremi cronologici della documentazione compresa nella serie sono 1900-1919; tali estremi rispecchiano infatti le date dei documenti originali raccolti come prova nel corso delle inchieste della Commissione). (Cfr. il diverso criterio seguito in 3.2.3).

23 mar. 1927

circa 1930

1858

prima del 1850

1907-1949

1907-

21.2.1915-21.12.l919

È facoltativo indicare anche

a) le date prevalenti o le lacune significative. Laddove si segnalino le date prevalenti occorre sempre indicare anche le date estreme.

Esempi:

1703-1908 (soprattutto 1780-1835)

1923-1945 (mancano gli anni dal 1933 al 1935)

b) le date della documentazione effettivamente presente

Esempi:

Date estreme: 1703-1908 (soprattutto 1708-1835)

Effettivamente presente: 1703-1868

Date estreme: 1907 (soprattutto 1930)

Effettivamente presente: 1907-1958 (soprattutto 1930-1958).


3.1.4 Livello di descrizione

Scopo: Identificare il livello dell'unità di descrizione all'interno dell'ordinamento del fondo.

Regola: Indicare il livello dell'unità di descrizione in questione.

Esempi:

Fonds (fondo)

Series (serie)

Sub-series (sottoserie)

File (unità archivistica)

Item (unità documentaria)


3.1.5 Consistenza dell'unità di descrizione (quantità, volume, dimensione fisica)

Scopo: Identificare e indicare: a) la consistenza; b) la tipologia del materiale di cui è composta l'unità di descrizione.

Regola: Indicare la consistenza dell'unità di descrizione, dando, in cifre, il numero totale delle unità elementari e specificando l'appropriata denominazione della tipologia del materiale, cui l'unità di descrizione appartiene.

Esempi:

2 bobine

128 fotografie

19 cartelle

25 volumi

20 pezzi

20 metri (548 pezzi)

In alternativa, indicare l'estensione in metri lineari o il volume in metri cubi del materiale di cui è composta l'unità di descrizione

Esempio:

300 scatole (30 metri)

Se la segnalazione della consistenza è data in metri lineari, aggiungere tra parentesi le ulteriori informazioni che si ritenessero utili

Esempio:

4 metri (ca. 10200 unità documentarie)

Eventualmente, nel caso in cui l’unità di descrizione sia un archivio ancora aperto, o parte di esso, indicare:

a) la consistenza conosciuta ad una data determinata; e/o

b) la consistenza della documentazione effettivamente presente

Esempio:

128 fotografie (al 6 feb. 1990); Effettivamente presenti: 58 fotografie


3.2 Area delle informazioni sul contesto. (Alcune delle informazioni raccolte in questa area, come ad esempio la denominazione del soggetto(i) produttore(i) e la storia istituzionale e amministrativa o la nota biografica possono, in taluni casi, essere comprese in liste di autorità, collegate alle descrizioni archivistiche. Cfr. 1.8)


3.2.1 Denominazione del soggetto produttore

Scopo: Identificare il soggetto(i) produttori dell’unità di descrizione

Regola: Se questa informazione non compare nella denominazione dell’unità di descrizione, indicare il nome dell’organismo(i) o della persona(e) che ne è soggetto produttore(i).


3.2.2 Storia istituzionale/amministrativa, nota biografica.

Scopo: Fornire una storia istituzionale/amministrativa o un profilo biografico del soggetto produttore, per collocare la documentazione nel proprio contesto e facilitarne la comprensione.

Regola: Indicare in forma concisa tutte le informazioni significative sull’origine, l’evoluzione, le vicende, l’attività dell’organismo o sulla vita e l’attività della persona o delle persone che hanno prodotto l’unità di descrizione. Se ulteriori informazioni possono essere reperite in una fonte edita, citare questa fonte.

Per singole persone o per famiglie indicare per esteso i nomi completi e i titoli, le date di nascita e morte, il luogo di nascita, i luoghi di residenza, attività, professioni o cariche ricoperte, i nomi originari ed ogni altro nome acquisito, le realizzazioni significative e il luogo di morte.

Esempio:

Lo scrittore francese Louis Hémon nacque a Brest, in Francia, nel 1880. Morì in Canada a Chapleau (Qnt.) nel 1913. Studiò legge alla Sorbona di Parigi. Dopo aver trascorso otto anni in Inghilterra, nel 1911, si trasferì in Canada, dove visse a Montreal e in una fattoria a Péribonka (Lac Saint Jean). Nel corso della sua breve carriera, egli scrisse molti libri e articoli: Hémon è famoso per Maria Chapdelaine: récit du Canada francais, pubblicato la prima volta nel 1916.


Per gli enti indicare la denominazione ufficiale, l'arco cronologico di esistenza, gli atti normativi che ne regolamentano le competenze, le funzioni, le finalità e l'evoluzione dell'ente, la sua articolazione gerarchica. Le denominazioni iniziali, successive o le varianti.

Esempi:

Il Freedman's Bureau fu istituito all'interno del War Department il 3 marzo 1865, per sovraintendere tutte le attività relative ai profughi e agli schiavi liberati e per assumere il controllo di tutte le terre e le proprietà abbandonate o confiscate. Fu abolito il 10 giugno 1872 e le competenze residue furono trasferite al Freedman's Branch, Office of Adjutant General e dopo il 1879, alla Colored Division dell'Office of Adjutant General.


La Kingston Steam Trawling Company fu costituita nel 1891. Hellyer Bros divenne l'azionista di maggioranza nel 19[?] e la compagnia fu assorbita nell'Associated Fisheries quando Hellyer Bros si fuse con quella compagnia nel 1961. Cessò l'attività nel 1965 e fu sciolta nel 1972.


La Société ardoisière de l'Anjou fu costituita il l6 luglio 1894 da quattro azionisti con lo scopo di acquisire e sfruttare alcune cave in Main-et-Loire (Trelazé et Noyant-la-Gravoyère) e nella Mayenne. Il processo di acquisizione delle cave di ardesia di Renazé si protrasse quattro anni: proprietaria della cava di Ensuzières e azionista di maggioranza della società d Laubinière (1894); proprietaria delle cave di ardesia della Touche e di Fresne (1895); proprietaria di Laubinière (1897). Vittima della concorrenza spagnola attorno al 1960, la società per le cave d'ardesia dell'Anjou ha chiuso l'ultimo pozzo a Renazé il 31 dicembre 1975.


3.2.3 Estremi cronologici dell'unità di descrizione

Scopo: Fornire la data (o le date) di costituzione dell'unità di descrizione a seguito dell'attività del soggetto produttore.

Regola: Indicare gli estremi cronologici durante i quali l'unità di descrizione è venuta costituendosi ad opera del soggetto (i) produttore (i),sotto forma di una singola data o di due date estreme. La data o le date indicate qui si riferiscono al periodo nel quale l'unità di descrizione è stata prodotta nel corso dell'attività del soggetto produttore e non possono mai essere anteriori alla data di istituzione dell'ente produttore (o del più antico fra gli enti produttori) o alla data di nascita della persona fisica (o della più anziana fra le persone fisiche). Queste date possono essere diverse da quelle riportate nel paragrafo 3.1.3 Data della documentazione compresa nell’unità di descrizione, nel caso in cui l'unità di descrizione sia il risultato di un’attività che comporti la raccolta di documenti posti in essere antecedentemente all'inizio dell'attività di archiviazione da parte del soggetto produttore(o del più antico fra i soggetti produttori), quali i documenti di varia provenienza raccolti durante un'inchiesta o un processo.

Esempi:

1917-1919

(La Commissione legislativa congiunta dello Stato di New York incaricata di investigare sulle attività sediziose operò e costituì un proprio archivio negli anni 1917-1919. Tuttavia, i reali estremi cronologici della documentazione compresa nella serie sono 1900-1919; tali estremi rispecchiano infatti le date dei documenti originali raccolti come prova nel corso delle inchieste della Commissione). (Cfr. il diverso criterio seguito in 3.1.3).

21.2.1915-21.12.1915


3.2.4 Storia dei passaggi di responsabi1ità giuridica.(custody)

Scopo: Fornire le informazioni relative ai cambiamenti di proprietà e di custodia dell'unità di descrizione, importanti ai fini della valutazione dell'autenticità' integrità e interpretazione della documentazione.

Regola: Indicare i successivi passaggi di proprietà e/o custodia dell'unità di descrizione, e le date relative, nella misura in cui queste informazioni possono essere accertate. Se questi passaggi non sono conosciuti, segnalarlo

Eventualmente quando l'unità di descrizione proviene direttamente dal soggetto produttore, indicare questa informazione nelle Modalità di acquisizione (cfr. 3.2.5).

Esempi:

La documentazione della Ocean Falls Corporation rimase in custodia del Pacific Mills Ltd. e delle compagnie che ad essa succedettero, fino a quando la fabbrica e l'area circostante fu presa in consegna nel 1973 dal governo della provincia della British Columbia. Nel 1976 la documentazione fu trasferita all'Ocean Falls Public Library, che ne avviò il riordinamento, secondo l'attuale configurazione.


Originariamente raccolte da George Madison e ordinate, dopo la morte Madison, da suo nipote, John Ferris. Acquistate, nel 1878, da Henry Kapper che accrebbe la raccolta con documenti comprati all'asta a Filadelfia e a Parigi, 1878-1893.


Documentazione pervenuta all'Houghton Urban District Council nel 1937 e più tardi depositata al Durham Record Office. Trasferita al Tyne e Wear Archives Service il 28 luglio 1976.


L'archivio della coltivazione mineraria di Renazé comprende, probabilmente a partire dagli anni 1895-1897, due fondi di imprese incorporate; quello della società per le cave d'ardesia di Laubinière e quello della cava d'ardesia della Touche, stabilimento Bourdais e Cie.


3.2.5 Modalità di acquisizione.

Scopo: Segnalare le modalità di acquisizione e il soggetto dal quale la documentazione è pervenuta all'istituto archivistico.

Regola: Indicare il soggetto dal quale l'unità di descrizione è stata donata o altrimenti acquisita, la data o il titolo di acquisizione, se tali informazioni non sono riservate. Se le modalità di accluisizione non sullo note, segnalarlo. Eventualmente, aggiungere il numero o codice d'ingresso.

Esempi:

Versato dal Departiment of Geography, 16 giugno 1977

Donato dalle sorelle di Peter Neve Cotton, Sig.re Mary Small di Saltspring e Patricia Jarvis di Bellevue, Washington, marzo 1983.

Acquistato all'asta da Sotheby, 29 mar. 1977

Il registro degli ordini fu versato dal Pension Office nel 1909: i registri di corrispondenza furono versati dal Dipartimento di Stato nel 1915.

Ricevuto da: Euroc AB, Malmoe. Data di acquisizione: 27/10/1978.

Versato dal Selangor Secretariat, Sultan Abdul Samad Building, Kuala Lumpur, 1967.

Dono della Société ardoisière de l'Anjou. exploitation de Renazé (Mayenne), all'archivio dipartimentale della Mayenne, 1969.


3.3 Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura


3.3.1 Illustrazione del contenuto/Abstract.

Scopo: Identificare l'oggetto e la tipologia della documentazione compresa nell’unità di descrizione al fine di permettere agli utenti di valutarne la potenziale rilevanza.

Regola: Dare una breve sintesi del contenuto dell'unità di descrizione (che comprenda anche i riferimenti cronologici). Includere informazioni sulla tipologia documentaria che siano pertinenti al livello di descrizione considerato. Non ripetere qui informazioni già date in altre aree della descrizione

Esempi

Fascicoli di affari generali e registri del Ministero della Sanità e del Ministero per la casa e le autonomie locali relativi all'estinzione della tassa sugli affitti. I fascicoli contengono informazioni su finanziamenti alle autorità locali, tasse, rimborsi di tasse, e documentazione giustificativa trasmessa alla Royal Commission on Tithe Rent-charge nel 1934. I registri contengono le registrazioni dei finanziamenti a varie istituzioni dal 1938 al l955 sulla base del Tithe Act del 1936.


Fascicolo dell’High Commissioner’s Office relativo alle spedizioni di caucciù per la Francia e l'Italia. Contiene corrispondenza fra il Secretary to F.S.M e il Secretary to the High Commissioner's Office per la Malaysia relativa alle esportazioni di caucciù. In essa sono indicati il nome della nave, la nazionalità, la data di partenza, la descrizione della merce, la quantità, la destinazione, l'esportatore, e il destinatario.


Questo fondo, unico del suo genere nella Mayenne, può essere d'interesse allo stesso tempo per la storia sociale, economica e industriale del dipartimento, Contiene documentazione assai composita, documenti contabili, corrispondenza, mappe, carte relative agli scioperi, alla sicurezza nelle miniere, alle cooperative, alla Società di mutuo soccorso ecc. A titolo d'esempio, l’ampia serie costituita dai rapporti settimanali degli ingegneri relativi all'andamento dell'impresa (1910-1930) costituisce una fonte eccezionale poiché si tratta di un vero e proprio "giornale di bordo" dello sfruttamento delle miniere.


3.3.2 Procedure e criteri di valutazione e scarto (Appraisal, destruction and .scheduling information) (Non si è trovato un termine italiano con il quale tradurre quello inglese schedulig, che nella pratica archivistica anglosassone. indica la procedura che stabilisce, di volta in volta, il periodo di tempo minimo di conservazione delle serie documentarie, trascorso il quale il materiale può essere distrutto oppure sottoposto ad un ulteriore periodo di conservazione) (n.d.t.).

Scopo: Fornire le informazioni relative a tutte le operazioni di valutazione e scarto.

Regola: Indicare tutte le operazioni di valutazione, cui è stata sottoposta l'unità di descrizione, se rilevanti per l'interpretazione della documentazione.

Se opportuno, indicare l'organismo responsabile di ciascuna operazione

Esempi:

Sono stati conservati i fascicoli di un anno per ogni decennio.

Sono stati conservati tutti i fascicoli in conformità al regolamento dei National Archives of Malaysia: "Conservazione permanente per gli archivi anteriori al 31.12.1948".

Uno scarto limitato è stato effettuato nel corso del riordinamento del fondo: sono stati eliminati solo le minute informi e illeggibili, i formulari in bianco o in più esemplari. Nel complesso, la quantità delle carte eliminate non ha superato l'equivalente di una busta.


3.3.3 Incrementi previsti

Scopo: Informare l’utente sui possibili accrescimenti dell’unità di descrizione

Regola: Segnalare se sono previsti futuri incrementi, ulteriori versamenti o depositi. Se opportuno, dare una stima della loro quantità e frequenza.

Esempi

La documentazione dell'Office of the Ceremonials Assistant viene versata trascorsi cinque anni dall'anno accademico cui la documentazione si riferisce. In media, il primo agosto di ogni anno sono versati cm. 40 di materiale documentario

Sono previsti ulteriori incrementi.


3.3.4 Criteri di ordinamento.

Scopo: Fornire informazioni sull'ordinamento dell'unità di descrizione.

Regola: Dare informazioni sull'ordinamento dell'unità di descrizione. Precisare le principali caratteristiche della struttura interna, la successione dei documenti e, se opportuno, dare informazioni sul metodo di ordinamento adottato dall'archivista.

Esempi:

Si è conservato l'ordinamento originale della documentazione, che è il diretto risultato dell'organizzazione e dell'attività del soggetto produttore: l'High Commissioner's Office.


Fascicoli ordinati alfabeticamente per titolo. È presente all'interno del fascicolo 163 (numeri 163/1-17) una sottoserie di 17 fascicoli riguardanti la vendita del Seaford Dock.


Numero d'ordine cronologico o di inserimento dei pezzi all'interno di ogni fascicolo.


Lo schema di ordinamento adottato è il seguente: amministrazione, contabilità e finanze, personale, funzionamento, materiale per lo sfruttamento delle miniere e attrezzature, proprietà immobiliari, imprese assorbite.


3.4 Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e di utilizzazione


3.4.1 Condizione giuridica.

Scopo: Fornire informazioni sulla condizione giuridica dell'unità di descrizione Regola: Indicare il titolo giuridico in base al quale si detiene l'unità di descrizione

Esempi:

Documentazione pubblica versata in base alla sezione 4(l) del Public Records Act del 1958.

Versato in base al National Archives Act, n° 44/1966.

Archivi divenuti di proprietà pubblica a seguito di donazione.


3.4.2 Consultabilità.

Scopo: Segnalare tutte le circostanze che limitano o condizionano la consultabilità dell'unità di descrizione.

Regola: Dare informazioni relative alle circostanze che limitano o condizionano la consultabilità dell'unità di descrizione. Indicare il periodo di restrizione e la data in cui il materiale sarà consultabile.

Esempi:

La documentazione non è consultabile senza il permesso scritto del direttore dell'azienda,

La corrispondenza familiare non è consultabile fino al 2010.

Tutta la documentazione è sottoposta alla legge sulla tutela delle informazioni e della privacy.

Non è consentita la consultazione fino al termine delle operazioni di microfilmatura.

Consultabile dai ricercatori ammessi (in sala di studio).

La maggior parte dei documenti contenuti nel fondo è liberamente consultabile. Tuttavia, la consultazione di alcuni fascicoli relativi al personale è subordinata a particolari limiti di consultabilità.


3.4.3 Copyright/Condizioni che regolano la riproducibilità della documentazione

Scopo: Segnalare tutte le limitazioni all'uso o alla riproduzione dell'unità di descrizione.

Regola: Date informazioni relative alle condizioni che regolano l'uso, la riproduzione o la pubblicazione dell'unità di descrizione, di cui sia permessa la consultazione. Non occorre segnalare il fatto che non esistono condizioni o che esse sono sconosciute.

Esempi:

Diritti appartenenti a CHYZ-TV.

Riproduzione non consentita senza l’autorizzazione del presidente della società.

Le fotografie possono essere riprodotte solo a scopo di studio. La pubblicazione non è consentita senza un'autorizzazione scritta di Kenneth McAllister

Documenti pubblici sottoposti al Malaysia Copyright Act del 1987: riproduzione consentita con l'autorizzazione dei National Archives of Malay


3.4.4 Lingua della documentazione.

Scopo: Segnalare la lingua o le lingue, la scrittura e i sistemi di simboli utilizzati nell'unità di descrizione.

Regola: Indicare la lingua o le lingue principali utilizzate nella documentazione compresa nell'unità di descrizione. Segnalare tutti gli alfabeti, le scritture, i sistemi di simboli o le abbreviazioni utilizzate, che abbiano caratteristiche particolari.

Esempi:

In portoghese

Il testo principale in latino, le scritture dorsali in franco-normanno

In inglese

Francese


3.4.5 Caratteristiche materiali.

Scopo: Fornire informazioni su tutte le caratteristiche materiali che siano rilevanti ai fini dell'utilizzazione dell'unità di descrizione,

Regola: Indicare tutte le particolarità fisiche importanti e/o le caratteristiche materiali permanenti, che condizionano l'utilizzazione dell'unità di descrizione.

Esempi:

Immagine sbiadita

Leggibile solo con la lampada di Wood.


3.4.6 Strumenti di ricerca.

Scopo: Segnalare tutti gli strumenti di ricerca relativi all'unità di descrizione.

Regola: Dare informazioni su tutti gli strumenti di ricerca esistenti presso l'istituto archivistico o presso il soggetto produttore, che possano fornire informazioni sulla documentazione contenuta nell'unità di descrizione. Se opportuno, specificare a chi rivolgersi per ottenere copia di tali strumenti.

Esempi:

Elenco sommario.

Disponibile inventano analitico per fascicolo.

Strumenti di ricerca: Record of Parks Canada (RG84) /.Gabrielle Blais.(General inventory series/Federal Archives Division).-Ottawa: Public Archives of Canada, 1985.

Indice per località.

Indice della corrispondenza finoo al 1880.

Inventano analitico degli atti, High Cominissioner's Office Records.


3.5 Area delle informazioni relative a documentazione collegata e complementare.

3.5.1 Localizzazione degli originali.

Scopo: Segnalare l'istituto archivistico, l'ente o la persona che detiene la documentazione originale, nel caso in cui l'unità di descrizione sia una riproduzione.

Regola: Se l'unità di descrizione è la riproduzione di documentazione originale, conservata da un diverso istituto archivistico o da un ente o da una persona, indicarne la denominazione, se non si tratta di informazione riservata. Fornire anche le rispettive segnature ed ogni altra informazione utile ad individuare e localizzare la documentazione originale. Nel caso in cui gli originali non esistano più, riportare tale informazione,

Esempi:

Originale conservato nei National Archives del Canada, C2358.

Originali distrutti dopo la microfilmatura, 1981.

La documentazione originale è conservata presso la Society of Friends, Newcastle upon Tyne (consultabile con autorizzazione del segretario). Originali presso la sede centrale dei National Archives of Malaysia.


3.5.2 Esistenza di copie.

Scopo: Segnalare l'esistenza e la disponibilità di copie dell'unità di descrizione.

Regola: Indicare se l'unità di descrizione è disponibile sotto altra forma presso lo stesso istituto archivistico o altrove e fornire informazioni sulla localizzazione delle copie e la loro rispettiva segnatura.

Esempi:

Diari e corrispondenza disponibili anche in microfilm.

I film sono disponibili anche su videocassetta.


3.5.3 Unità di descrizione collegate, conservate nel medesimo istituto archivistico.

Scopo: Segnalare l'esistenza di documentazione collegata conservata nel medesimo istituto archivistico.

Regola: Se l'unità di descrizione è composta di documentazione che ha una diretta e significativa connessione con un'altra unità di descrizione conservata nel medesimo istituto, segnalare il rapporto esistente tra le due unità di descrizione. Per fornire tale segnalazione utilizzare una terminologia adeguata. Se l’unità di descrizione è collegata ad una strumento di ricerca, farne riferimento utilizzando l'elemento di descrizione Strumenti di ricerca (3.4.6).

Esempi:

Includono molti atti contabili medievali isolati, simili alla documentazione in E101 e SC6.

Per ulteriore documentazione relativa al patrimonio della Regina cfr. LR5. Serie collegate: circolari dell'Ufficio del General Manager.

Fascicoli relativi alle vendite, esportazioni di caucciù ecc.; esempi: esportazione di caucciù, S di S 116/15; esportazione di caucciù verso l'Italia e la Francia, H.C.O, 288/15; spedizioni di caucciù approvate dal Rubber Export Committee, S di S 388/15; Bollettino agricolo, Misc. 390/15; esportazione di caucciù in Canada, S di S 402/15; spedizioni di caucciù: 7 tonnellate da Harrison e Crossfield ad Alcan e Co, Parigi, giugno, S di S 938/15; spedizione di caucciù a New York per SS Indrawadi il 6 set. 1915, H.C.O. 1981/15

Fonti complementari segnalate nell'inventario a stampa.


3.5.4. Materiale documentario complementare, conservato in altri istituti archivistici.

Scopo: Segnalare l'esistenza in altri istituti archivistici di documentazione proveniente dallo stesso soggetto produttore dell'unità di descrizione.

Regola: Se in altri istituti archivistici esiste documentazione complementare a quella dell'unità di descrizione in quanto proveniente dal medesimo soggetto produttore, fornire tutte le informazioni su questa documentazione e l'istituto che la conserva.

Esempi:

Il fondo Ernest Buckler è conservato nel Public Archives of Nova Scotia. Fascicoli relativi alle vendite, diritti doganali e imposte, esportazioni di caucciù, preventivi, rapporti annuali, ecc. ai National Archives ofMalysia, Branch Offices.

Fonti complementari segnalate nell'inventario a stampa.


3.5.5. Bibliografia.

Scopo: Identificare tutte le pubblicazioni che sono basate sullo studio, l'analisi o una qualche altra forma di utilizzazione dell'unità di descrizione.

Regola: Citare e/o fornire informazioni sulle pubblicazioni basate sullo studio, l'analisi o una qualche altra forma di utilizzazione dell'unità di descrizione.

Esempi:

Cc. 23-24 pubblicate in Chronicon Petriburgense a cura di T.Stapleton (1849), pp. 176-182.

Bibliografia nell'Inventario


3.6 Area delle note.

3.6.1. Note.

Scopo: Fornire informazioni particolari ed informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree.

Regola: Dare le informazioni particolari e quelle che non trovano adeguata collocazione negli elementi descrittivi delle altre aree.