Le ISAAR (CPF)

Gli standard ISAAR (CPF) offrono un modello per rappresentare il complesso rapporto tra fondi e soggetti produttori, particolarmente rilevante in un contesto archivistico stratificato ed articolato come quello italiano.

I fondi archivistici italiani sono il risultato di un processo di trasmissione delle carte più che secolare, segnato da passaggi di competenze (e di archivi) da un’istituzione ad un’altra, da numerosi interventi di ordinamento e di riordinamento e dalla confluenza degli archivi in istituti appositamente deputati alla conservazione .
Di fatto questo processo si manifesta nell’archivio con la presenza di soggetti diversi all’interno dello stesso fondo e in numerose relazioni tra i fondi e soggetti produttori.
Tale intreccio storico-istituzionale e archivistico va reso anche a livello della descrizione e, sebbene sia molto difficile pensare a descrizioni che riescano a rappresentare la dimensione storico-critica, di interpretazione e di ricerca del lavoro di riordino dell’archivista, un utile strumento viene offerto dal modello di "gestione separata" delle informazioni relative al fondo e di quelle relative al soggetto produttore proposto dagli standard Isad e Isaar.

Il modello prevede la creazione di due strutture informative autonome, una per i fondi e una per i soggetti produttori, che vengano poste in relazione ogniqualvolta sia necessario per dar conto degli effetti delle trasformazioni istituzionali e dei percorsi della trasmissione documentaria sulla struttura / identità dei fondi.

Le ISAAR si propongono di dare regole generali per l'impianto di descrizioni normalizzate e sottoposte al controllo di autorità relativamente ad enti, persone, famiglie identificati come produttori di materiale documentario

Obiettivo delle ISAAR è appunto quello di supportare tali descrizioni indicando quali elementi informativi debbano essere utilizzati:

• controllare la creazione delle chiavi d’accesso tramite le "intestazioni d’autorità" (authority entry), cioè le forme normalizzate dei nomi degli enti, persone o famiglie produttrici d’archivio.
• elaborare descrizioni adeguate, coerenti, normalizzate e quindi compatibili tra loro e tra i diversi sistemi informativi nell’ambito dei quali posso essere richiamate (archivi, biblioteche, ecc.)

La struttura delle regole ISAAR prevede per ciascuna tipologia di soggetto produttore (ente, famiglia, persona) una serie di elementi informativi raggruppati in tre aree:

1. "Area del controllo d’autorità", che stabilisce quale è l’intestazione autorizzata e la collega con le altre intestazioni.
2. "area delle informazioni" , in cui vengono fornite tutte le informazioni rilevanti sul soggetto prima identificato
3. "area delle note", in cui vengono fornite le informazioni sulla redazione e sull’aggiornamento dell’intestazione d’autorità

Nel contesto della particolare realtà archivistica nazionale, non vi sono regole precise per l’identificazione del nome del soggetto produttore, ma solo indicazioni di massima, per esempio quella di privilegiare la denominazione dell’ente in un determinato periodo (non seguendo invece, come fanno le RICA, la denominazione più recente).