Archivi neutri e archivi di genere: problemi di metodo e di ricerca negli universi documentari

Nota  introduttiva

L'intervento di Linda Giuva Archivi neutri e archivi di genere: problemi di metodo e di ricerca negli universi documentari si inserisce nel programma di un corso di formazione per documentaliste di genere, promosso dal Centro documentazione ed informazione della donna di Bolzano nell'anno 1995-96.
Scopo della formazione è stato quello di creare esperte nel trattamento della documentazione femminile, in riferimento all'analisi, alla catalogazione ed all' indicizzazione del materiale documentario delle donne, una figura professionale dalle competenze adeguate e trasversali a biblioteche, centri ed archivi delle donne.
Fondamentale quindi è stato il modulo dell'archivistica curato da Linda Giuva, proprio sulla base della necessità di conoscere principi, regole e metodologie di una disciplina non ancora sufficientemente diffusa tra le donne. Difatti pochi sono gli archivi storici femminili, destinati comunque in futuro ad aumentare sulla base di progetti di recupero di fonti scritte e orali e in previsione di istituzioni di fondi nei singoli territori ed a livello nazionale.
Il percorso didattico di Linda Giuva non ha quindi trascurato un'impostazione di carattere generale, illustrando le molteplici variabili che caratterizzano la specificità degli archivi.
Degli archivi delle donne Linda Giuva ha illustrrato quelli esistenti presso l'Istituto Gramsci  al quale lei ha prestato la sua collaborazione organizzativa e metodologica.
Il corso per documentaliste si inserisce in una progettualità più ampia, che prevede la creazione di un archivio femminile della provincia di Bolzano, partendo dal materiale storico contemporaneo già esistente presso il Centro e presso altre sedi di gruppi femminili, per promuovere, in un secondo momento, ricerche tese a ricostruire frammenti di storia delle donne in questa terra di confine.

                                              Marina Manganaro e Alessandra Spada
                                  Centro di documentazione e informazione della donna
                                                            Bolzano

Linda Giuva     
(Archivio centrale dello Stato)

Prima di prendere in esame le problematiche connesse agli archivi storici femminili ritengo necessario premettere alcune precisazioni teoriche e metodologiche circa la natura degli archivi, i caratteri del documento d'archivio, le modalità di studio del documento d'archivio, i metodi di ordinamento e di inventariazione degli archivi.
Comprendere la specificità di un archivio (rispetto, per esempio, a una biblioteca o a un centro di documentazione) non è una mera esercitazione accademica. Da essa discendono alcune importanti conseguenze: metodologiche (come si studiano gli archivi, che tipo di informazioni ricaviamo da essi, che domande rivolgere ai documenti di archivio) e professionali (quali strumenti elaborare per rendere leggibili gli archivi).

L’archivio come complesso documentario.

Iniziamo allora con la definizione classica usata dagli addetti ai lavori: l'archivio è un complesso di documenti prodotti e/o ricevuti da un soggetto durante la sua attività. Per identificare un archivio è indifferente sia la natura del soggetto (può essere pubblico o privato, una persona fisica o una giuridica, di grandi dimensioni o di piccole) sia la qualità del supporto documentario (fotografie, floppy disk, disegni, manifesti). L'importante è che la sedimentazione documentaria si formi durante la vita del soggetto per rispondere a un fine pratico, a un bisogno di autodocumentazione del soggetto stesso. 
Facciamo qualche esempio. Ciascuno di noi, anche senza ricoprire cariche pubbliche o svolgere particolari attività, conserva in qualche cassetto un pacchetto, più o meno voluminoso, di carte: certificati, bollette, attestati, estratto-conto bancari, diagnosi e prescrizioni mediche, lettere, ritagli di giornali, fotografie, fotocopie. Tutti documenti raccolti nel corso del tempo e conservati, in ordine o sparsi, non per tramandare ai posteri il nostro ricordo ma per ricordare a noi stessi qualcosa o per provare l'esistenza di determinati fatti: la bolletta del telefono a testimonianza dell'avvenuto pagamento al fine del godimento di un servizio, la lettera e la fotografia per salvare dall'oblio persone, momenti, sensazioni, ecc.. La stessa motivazione di autodocumentazione è alla base della conservazione dei documenti prodotti o ricevuti da parte di strutture amministrative e burocratiche. Ciascun ufficio produce carte; non c'è attività che non sia fissata per iscritto e, a volte, riprodotta in diverse copie: la carriera dei dipendenti, l'organizzazione interna degli uffici, il rapporto con il pubblico, lo svolgimento dei fini istituzionali per i quali un ente esiste e funziona. E' necessario conservare copia della documentazione spedita, ordinare la corrispondenza ricevuta, raccogliere tutto il materiale documentario su un determinato argomento e organizzare tutto ciò in maniera che un documento sia facilmente reperibile al fine di rendere efficiente e rapida l'azione amministrativa. In entrambi i casi descritti, ci troviamo di fronte ad archivi. Certo, il grado di organizzazione varia con il mutare della complessità del soggetto produttore ma sia l'archivio di una persona che quello di una struttura sono complessi documentari formatisi durante lo svolgimento di attività pratiche e contingenti, sorti non per il futuro ma per il presente. Con lo scorrere del tempo, con l'esaurirsi di determinate attività, con la morte fisica o giuridica del soggetto produttore l'archivio non viene più utilizzato per rispondere a esigenze quotidiane ma diventa una testimonianza storica dell'esistenza e dell'operato di chi lo ha posto in essere e diventa una fonte per la conoscenza del passato. L'archivio, quindi, non è una raccolta o una collezione di carte ma è un aggregato formatosi nel corso dell'attività di un solo e determinato soggetto. La presenza delle finalità pratiche e contingenti segna anche la diversità con gli altri beni culturali. Prendiamo un libro - spesso oggetto di paragone con l'archivio per avere entrambi la scrittura come veicolo comunicativo - un quadro, una statua; accostiamoli ad un archivio ed, alla luce di quanto detto prima, proviamo ad individuare le differenze. Emerge che l'archivio è un insieme i cui singoli elementi - i documenti - acquistano un significato in quanto facente parte di tale insieme, è un tassello di un mosaico che rimanda alla vita, alla struttura, ai percorsi del soggetto che lo ha prodotto; le opere d'arte ed i libri sono delle individualità che hanno una propria autonomia; ogni pezzo ha un valore a sé con un proprio significato e un messaggio che è indipendente dal contesto nel quale è collocato. Il primo nasce per interessi pratici ed è conservato per essere usato dagli stessi soggetti produttori, i secondi sono sì prodotti sotto l'impulso di un bisogno interiore ma con la consapevolezza e anche l'intenzione da parte dell'autore di trasmettere dei valori, siano questi estetici che teorici. Nell'archivio il modo e la finalità produttiva si coniuga all'uso privato, nelle opere d'arte e nei libri è presente, nel momento stesso della loro creazione, la destinazione pubblica. La finalità pratica e il carattere di fonte storica involontaria avvicina l'archivio al bene archeologico. Superata la tradizione culturale idealistica che imponeva il criterio della bellezza e della rarità come unici parametri di valutazione, favorendo così una certa confusione tra il bene archeologico e le cose di interesse artistico, si sono andate affermando, dagli anni Sessanta, alcune definizioni che presentano elementi comuni con quella di archivio: l'estensione del concetto di reperto anche al manufatto vale a dire a qualsiasi testimonianza materiale dell'attività umana che, pur essendo stata prodotta per soddisfare i bisogni pratici dei contemporanei (un vaso, un gioiello, un immondezzaio, uno strumento di lavoro) consente la ricostruzione di una storia globale; il superamento della dimensione individuale del pezzo archeologico a favore di una interpretazione integrata. 
Il carattere pratico, che segna la nascita, la formazione, l'organizzazione e l'uso iniziale di un archivio, rende i documenti che lo compongono una testimonianza storica involontaria. La definizione del documento d'archivio come testimonianza storica involontaria è di Marc Bloch. Tale accezione della documentazione è importante perché contribuisce a costruire la specificità “archivio”.
Procediamo anche questa volta per esempi. Una lapide così come una memoria scritta, autobiografia, un monumento commemorativo, una cronaca medioevale ecc. sono testimonianze volontarie perché in loro è evidente la consapevolezza da parte dell'autore di lasciare ai posteri il ricordo di eventi o persone. Le fonti indirette o involontarie è quel mondo di oggetti, di tracce, di indizi che è stato concepito in funzione di un uso concreto, pratico. Il coccio ritrovato in uno scavo archeologico venne costruito come contenitore di cibi, unguenti, liquidi. Questo stesso coccio fornisce alcuni secoli dopo all'archeologo numerose informazioni circa la vita materiale e la civiltà delle popolazioni antiche. Le stesse considerazioni possono essere fatte per il documento d'archivio. La lettera ricevuta da un' amica è conservata non per essere letta da persone estranee al rapporto ma per serbare un ricordo. Sottolineare l'elemento dell'involontarietà nella definizione di documento d'archivio significa affermare che esso è un'espressione più diretta della realtà; significa che tra la rappresentazione delle cose descritta in un documento e la realtà rappresentata vi è un diaframma più sottile, vi sono meno mediazioni. Tali affermazioni si fondano sul fatto che essendo prodotto per rispondere ad esigenze e bisogni pratici e contingenti , il documento archivistico non è inficiato dal desiderio di tramandare ai posteri l'immagine e il ricordo. Vi è per questo una maggiore aderenza al dato effettuale tale da scongiurare i pericoli di una mistificazione, anche se involontaria, del messaggio. Aderenza sicuramente maggiore rispetto alle altre fonti scritte costituite da cronache, diari, autobiografie, memorie (le fonti narrative) che presentano elementi di soggettività (grado di lucidità mnemonica, punto di vista politico, bagaglio culturale) tali da rendere le informazioni in esse contenute più manipolate. La lettera di un ambasciatore è scritta per illustrare al proprio governo una situazione o un episodio verificatosi nello Stato di cui è rappresentante diplomatico; essa non solo è legata ad un esigenza pratica ma è compilata nella convinzione della riservatezza del suo contenuto. Per questo, può assicurare una rappresentazione più fedele di quanto è accaduto. Nelle memorie scritte dallo stesso ambasciatore, invece, la descrizione del medesimo episodio oggetto della lettera è filtrata dal ricordo, da un grado interpretativo più alto e dall'intenzione, da parte del suo autore, di consegnare ai posteri un "monumento" di sé.

Le varie accezioni del termine “archivio”

Il termine archivio è usato anche per indicare altre realtà al punto da generare una certa confusione non solo tra la gente comune ma anche tra gli stessi addetti ai lavori che, quando si incontrano a livello internazionale, non di rado fanno fatica a capirsi. Per arginare questa babele archivistica da tempo è stata avviata una ricerca per formulare una terminologia comune internazionale.
Vediamo allora quali sono gli altri significati del termine.
1. Archivio come luogo. Il significato di locale, deposito dove fisicamente sono collocate le carte ha la tradizione più remota. Sin dai tempi dell'antica Roma i documenti considerati di un certo rilievo per la gestione della cosa pubblica e per la vita giuridica dei singoli venivano custoditi in posti sicuri investiti di una pubblica autorità in modo da conferire valore di autenticità alle scritture in essi conservati. Questi luoghi erano chiamati archivi. Il significato di archivio come luogo dotato di ius archivii permane fino all'età moderna: ancora oggi, soprattutto nelle grandi strutture burocratiche, l'archivio è lo spazio fisico destinato alla raccolta ed alla conservazione delle carte. Ed è questa l'accezione più diffusa alla quale si accompagna un significato tutt'altro che sacrale. Spesso, infatti, soprattutto nelle cronache giornalistiche, il termine viene usato per richiamare un'immagine di oblio, di morte. "Il processo è stato archiviato", "i lavori d'indagine della Commissione parlamentare sono finiti ad ingrossare gli archivi": in questi casi l'archivio è descritto come un luogo dove i documenti si nascondono, e con essi i problemi, gli avvenimenti, i fatti che vi sono descritti, piuttosto che il luogo ove i documenti si conservano per futura memoria. 
2. Archivio come istituto conservativo. Con lo stesso termine si indicano anche gli istituti creati per la concentrazione e la conservazione di archivi di diversa provenienza i cui documenti non sono più utilizzati per fini pratici. Questi ultimi vengono separati dal luogo della produzione e versati in appositi edifici ove possono essere consultati come testimonianza storica. In Italia gli Archivi di Stato - così si chiamano tali istituti - sono presenti in ogni capoluogo di provincia e raccolgono solo la documentazione degli apparati periferici dello Stato, oltre quella pervenuta in eredità dalle strutture degli Stati preunitari. A Roma, oltre al locale Archivio di Stato, funziona l’Archivio centrale dello Stato che conserva gli archivi storici delle amministrazioni centrali dello Stato postunitario, (Presidenza del Consiglio dei ministri, ministeri, organi di controllo ecc.); carte di importanti statisti, di personalità della cultura, di grandi enti pubblici. Secondo la normativa del 1963, che regola la conservazione e la tutela del patrimonio archivistico italiano, gli archivi storici degli enti pubblici territoriali (Comune, Provincia, Regione) e non territoriali (banche di diritto pubblico, enti pubblici, ecc.) non vengono versati negli Archivi di Stato ma formano delle sezioni storiche separate dalla documentazione corrente, situate all'interno della stessa sede dell'ente ma aperte alla consultazione esterna per fini storici. Con gli archivi dei soggetti privati (imprese o individui, su questo la legge non prevede alcuna differenza) ritenuti di notevole interesse storico vengono sottoposti alla vigilanza da parte dello Stato che ne assicura la non distruzione e qualche forma di consultazione pubblica. 
Ma gli Archivi di Stato non sono gli unici centri di conservazione del materiale archivistico storico. Soprattutto in questi ultimi decenni si è molto arricchita la rete di istituzioni private (Fondazioni, Centri di documentazione, Deputazioni di storia patria, Istituti storici) che, oltre a svolgere attività culturali proprie e fornire servizi di pubblica lettura, raccolgono archivi privati curandone la conservazione e la consultazione. Non è raro, inoltre, trovare veri e propri fondi archivistici nelle biblioteche locali. 
3. Archivio come banca-dati. Con la diffusione delle tecniche di informazione automatizzata applicata alla gestione dei dati, si utilizza, inoltre, sempre più spesso, il termine archivio per indicare le banca-dati vale a dire quei complessi di informazioni raccolti su memorie magnetiche ed utilizzati per la gestione amministrativa oppure a fini di ricerca scientifica. E' questa un'accezione impropria del termine che rivela tutta l'ambiguità e la confusione che circonda il concetto anche in ambienti specialistici.

La vita degli archivi.

Gli archivi hanno una loro vita. Innanzitutto possono essere vivi o morti. Sono vivi quelli di istituzioni o di persone che continuano a svolgere attività e quindi a produrre documentazione. Sono morti invece gli archivi non più suscettibili di accrescimento perché il soggetto che li poneva in essere ha cessato di funzionare. E' il caso di tutti i complessi archivistici delle magistrature operanti al tempo degli Stati preunitari nonché degli archivi di persone estinte. 
Il processo di accrescimento e di sedimentazione degli archivi percorre diverse fasi i cui passaggi sono scanditi dallo scorrere del tempo e dall'utilizzazione che viene fatta della documentazione. Seguire questo percorso può essere significativo per chiarire il rapporto tra valore pratico e valore culturale delle realtà archivistiche. Bisogna precisare che il percorso che prenderemo in esame è più formalizzato presso le istituzioni e si materializza in luoghi diversi mentre è più labile, più concettuale presso le persone fisiche.
Quella parte di documentazione più recente che si riferisce a problemi ancora irrisolti, a pratiche ancora aperte forma l'archivio corrente. Alle carte conservate nell'archivio corrente si ricorre per conoscere i precedenti di un certo affare, per prendere una decisione, per rispondere ad un quesito di ordine amministrativo. La documentazione deve essere conservata in luoghi facilmente accessibili per permettere rapide e frequenti consultazioni. Prendiamo i lavori di una commissione parlamentare che ha il compito di indagare su una particolare situazione. Durante i suoi lavori, la commissione raccoglie dati, informazioni, interroga i protagonisti della vicenda, ripercorre il dibattito sulla stampa. Il materiale così prodotto o raccolto costituisce l'archivio corrente perché esso è messo a disposizione ed utilizzato dai membri della commissione per essere riletto e studiato ogni qualvolta venga ritenuto necessario ai fini della decisione da prendere. 
Quando il problema è risolto e la pratica è completa, la documentazione viene considerata archivio di deposito ed è fisicamente ubicata in luoghi separati chiamati anch'essi con lo stesso nome. I tempi del passaggio variano in base alla natura dell'oggetto trattato. Se si tratta della carriera di un impiegato, la pratica sarà considerata chiusa al momento della cessazione del rapporto di lavoro; se ci si occupa della costruzione di un edificio, la pratica si concluderà con il collaudo dell'opera. L'utilizzazione delle carte conservate nell'archivio di deposito è ancora prevalentemente amministrativa: non più legato alla quotidianità e al contingente ma pur sempre pratico e rivolto all'uso interno: si può verificare la necessità  di riprendere in mano la vecchia documentazione per effettuare rilevamenti statistici, uniformare le decisioni e il comportamento dell'amministrazione. 
L'archivio storico costituisce la terza fase della vita di un complesso documentario e si riferisce a quelle carte che non sono più considerate necessarie ai fini del normale svolgimento dell'attività del soggetto che ha prodotto l'archivio. L'interesse amministrativo cessa, la documentazione acquista una valenza storica e la conservazione è finalizzata alla ricerca storica. A questo punto si interrompe in più parti il filo diretto con il produttore. La documentazione ritenuta storicamente rilevante viene separata dai luoghi della produzione e conservata in spazi distinti oppure versata in istituti preposti alla concentrazione e conservazione del materiale archivistico (Archivi di Stato, Istituti culturali); la consultazione in precedenza riservata al personale interno diventa libera e rivolta soprattutto agli esterni, ai ricercatori storici. Se la formazione di un archivio corrente è legata a esigenze pratiche, la conservazione di un archivio storico è determinata da finalità culturali. Ma non sono solo le finalità a definire le differenze tra i due momenti della vita di un archivio. L’archivio storico è qualcosa di qualitativamente e quantitativamente diverso dall’entità iniziale. Prima di acquisire la natura storica, l’archivio ha subito numerose manipolazioni che hanno fatto sì che solo una parte della documentazione che si è accumulata nel tempo diventasse strumento e storia essa stessa. Spesso tali manipolazioni portano il nome di scarto, distruzioni accidentali, occultamento volontario. Vi è lo scarto “legale” - quello eseguito da archivisti secondo quanto previsto da leggi e regolamenti - che si esercita su documenti ritenuti inutili all’amministrazione e alla storia: Vi è poi quello praticato dal soggetto stesso al fine di costruire una immagine determinata da tramandare ai posteri. Infatti, da quando, con la rivoluzione francese, i cittadini hanno acquisito il diritto di entrare liberamente negli archivi questi ultimi hanno perso il carattere riservato che avevano nei secoli precedenti. Pertanto, vi è una maggiore “prudenza” nel conservare i propri segreti e nel trasmetterli alla storia. 

Caratteri del documento d’archivio.

Non dobbiamo sorprenderci per l'estrema varietà e diversità della documentazione conservata in un archivio. Essa è il frutto dell'azione di diversi fattori. 
Il tipo, la forma ed il contenuto del documento d'archivio rispecchia innanzitutto la natura del soggetto che lo ha posto in essere, la sua particolare attività, il suo campo d'azione, le finalità della produzione. Né potrebbe essere diversamente dal momento che l'archivio è quell'insieme di documenti che si è venuto formando durante la vita, fisica o giuridica, di un organismo. Se ci avviciniamo all'archivio di un ufficio della pubblica amministrazione troviamo documenti redatti in forma tale da conferire loro una validità giuridica anche presso gli esterni (i decreti, per esempio); oppure atti spediti e ricevuti su particolari affari o materie trattate da quella struttura burocratica; documentazione ufficiale prodotta da altri organi; registri di protocollo dove è annotata la corrispondenza in arrivo ed in partenza; e ancora relazioni, rendiconti, fatture di spesa. L'archivio di un letterato è composto da manoscritti di opere edite o inedite, epistolari, corrispondenza con le case editrici, raccolte di ritagli stampa con recensioni sui lavori letterari, appunti e riflessioni che possono servire per opere future. Se scorriamo l'elenco che descrive i documenti contenuti nell'archivio di Luchino Visconti (Fondazione Istituto Gramsci di Roma; la schedatura è curata da Bruna Conti) troviamo accanto alla corrispondenza e alle note spese, documenti più propriamente legati alla sua attività di regista: copioni, fotografie di scena, libri con annotazioni manoscritte che servivano come idee-basi per futuri lavori, bozzetti autografi, appunti sciolti. Le imprese industriali conservano i verbali delle assemblee dei soci e degli azionisti, del consiglio di amministrazione, dei comitati esecutivi, i bilanci, i contratti, i progetti economici e i disegni tecnici, le planimetrie degli impianti, la documentazione fiscale, i dati statistici sulla produzione. Nell'archivio di una struttura giudiziaria confluiscono gli atti di una istruttoria con i resoconti delle indagini degli organi di polizia, i verbali delle testimonianze e degli interrogatori, i reperti di prova; oppure, se si tratta di un processo, vi è il verbale del dibattimento e la sentenza. Nell'archivio di un Comune con una tradizione medioevale troviamo gli statuti, la raccolta di privilegi rilasciati dall'autorità imperiale o papale come garanzia dell'autonomia politica ecc. 
Ma se il rapporto con il soggetto produttore influisce sulla tipologia formale e sulla qualità del contenuto, non meno rilevante è l'incidenza che l'evoluzione degli strumenti della comunicazione ha avuto e continua ad avere sui caratteri esterni del documento d'archivio. 
Presso gli antichi la trasmissione scritta era affidata alle tavolette cerate, al papiro, alle tavolette d'argilla, tutto materiale estremamente deperibile come dimostrano i pochi esemplari giunti fino a noi. Nel Medioevo si diffonde l'uso della pergamena fino ad arrivare all'affermazione della carta nell'età moderna. Lo stesso si può dire per il mezzo scrittorio. Ma è soprattutto nell'ultimo secolo che si registrano i maggiori cambiamenti nella redazione materiale del documento. Si passa dal calamaio alla penna stilografica e poi alla penna a sfera; è introdotto l'uso della macchina da scrivere; si allarga in misura enorme la capacità di riproduzione della documentazione con il ciclostile, prima, con la diffusione dei prestampati e delle macchine fotocopiatrici, dopo, fino ad arrivare all'uso delle stampanti collegate con i personal computer. Se tali strumenti tecnici hanno trasformato il carattere esterno, lo sviluppo delle telecomunicazioni ha avuto conseguenze ancora più profonde che toccano la stessa qualità delle informazioni. Il telefono, per esempio, grazie alla rapidità e facilità di trasmissione, ha spesso sostituito il rapporto epistolario, la tradizionale corrispondenza, soprattutto per questioni importanti per le quali è necessario, a volte, prendere decisioni urgenti. Il più delle volte, accordi, spiegazioni, motivazioni vengono affrontati telefonicamente e di essi non rimane più alcuna traccia scritta. Gli stessi rapporti interpersonali, come è esperienza comune, passano sempre più attraverso fili e fibre ottiche. Dopo la breve stagione dei fax, inoltre, la posta elettronica ha riproposto il rischio della perdita permanente della nostra memoria. Anche il telegramma, pur essendo un documento scritto, ha contratto il contenuto dell'informazione alla semplice notizia privandola delle considerazioni e dei commenti dell'autore. Per la documentazione contemporanea si è verificato così il seguente paradosso: da una parte un'enorme quantità di carta sulla cui sovrabbondanza ha inciso senz'altro l'uso e l'abuso dei sistemi di riproduzione; dall'altra una frantumazione delle informazioni e spesso una minore ricchezza informativa. Sarebbe sbagliato però ritenere che tale situazione sia solo il prodotto dell'introduzione di nuove tecniche. La maggiore articolazione della società civile, la crescita dei processi di alfabetizzazione hanno sicuramente dato vita ad una maggiore produzione scritta. Ma quello che è risultato determinante è la dimensione che, a partire dagli anni Trenta, ha assunto l'intervento statale in campo economico e sociale. Sanità, previdenza sociale, assistenza, istruzione pubblica oltre ai numerosi interventi economici: è difficile ormai vivere senza riferirsi a qualche struttura burocratica. Tutto ciò ha avuto come risvolto documentario una produzione massiccia di carte caratterizzate da un linguaggio sempre più stereotipato e criptico e quindi più povero da un punto di vista informativo.
Infine, l'introduzione delle tecniche e degli strumenti di informazione automatizzata ha determinato una vera e propria rivoluzione documentaria. Qui diamo per acquisiti i vantaggi in termini di spazio e di tempo apportati dall'applicazione dell'informatica soprattutto nella gestione dei servizi e nell'organizzazione di grandi apparati amministrativi: rapidità nella ricerca dell'informazione e nel rilascio delle certificazioni, drastica riduzione dello spazio riservato alla conservazione dei documenti, possibilità di collegamenti e di accesso a fonti di diversa natura. L'uso dei computer ha significato una profonda trasformazione nella creazione stessa del documento archivistico determinando uno stravolgimento senza precedenti delle sue caratteristiche esteriori (materiali) e di quelle interne (contenuto). E ciò sia per i documenti prodotti da strutture complesse e collettive, quale la pubblica amministrazione, che per quelli provenienti dall'utilizzazione privata da parte di singoli individui. Innanzitutto il supporto materiale ed il linguaggio: le informazioni contenute sulle schede perforate, sui nastri magnetici, sui floppy disk non possono essere lette direttamente ma devono essere "tradotte", devono passare dal linguaggio-macchina al linguaggio naturale attraverso operazioni di decodificazioni effettuate dalla macchina. Indipendentemente dal fatto che la traduzione possa dar luogo ad un documento cartaceo quale il tabulato, o ad una schermata sul video terminale, il rapporto tra il documento informatizzato ed utente non è più diretto ma mediato: si crea una nuova dipendenza dell'uomo dalla macchina. Dipendenza che va tenuta presente soprattutto quando si pone il problema della conservazione dei nuovi documenti: i vertiginosi sviluppi tecnologici che investono in particolare il settore dell'informatica producono una rapida obsolescenza dei macchinari i quali, nel giro di poco tempo, diventano inutilizzabili per la lettura di documenti prodotti da apparecchiature più recenti. L'altro aspetto archivistico investito dai processi di informatizzazione è relativo alla struttura dell'informazione: l'elemento costitutivo non è più il documento che attraverso l'esposizione narrativa, ricca di formule ma anche di considerazione soggettive dell'autore, esprimeva una molteplicità di informazioni e significati, ma è il singolo dato informativo, una singolarità ristretta ed isolata, inserito nella macchina in base ad un programma che ne stabilisce l'ordinamento e le chiavi di accesso e di ricerca. Tali dati possono essere richiamati, utilizzati, riaggregati ma solo a condizioni di conoscere il programma vale a dire il linguaggio con cui è stato scritto, le finalità e le domande per le quali è stato elaborato. Entrambe le questioni qui esaminate, che sono solo alcune di quelle sollevate con l'introduzione dei processi informatici, incidono sull'organizzazione del materiale prodotto e quindi sullo stesso concetto di archivio. Questo non si presenta più come una struttura che nel suo ordinamento formale riproduce funzioni, competenze, organizzazione del soggetto produttore; non più come memoria che conserva e tramanda informazioni anche sulle modalità di formazione delle decisioni. L'archivio si avvicina sempre più ad una banca dati il cui continuo aggiornamento, spesso, avviene a scapito della conservazione dei dati precedenti. Si registra una separazione sempre più netta tra la tecnica della memorizzazione e la pratica amministrativa con la progressiva perdita, da parte di quest'ultima, del controllo sulla propria memoria. Attualmente la documentazione archivistica prodotta sul supporto cartaceo è ancora di gran lunga prevalente ma è certo che in un futuro non molto lontano sarà sostituita dai nuovi documenti ponendo problemi inediti di organizzazione e di conservazione per gli Archivi di Stato e per gli archivisti ma anche di lettura e di interpretazione per i futuri storici. Per questi ultimi, un archivio informatizzato renderà meno visibile il quadro storico, il rapporto con il soggetto produttore, i legami con l'insieme dei documenti che compongono un aggregato archivistico; diventerà, pertanto, più difficile il lavoro di contestualizzazione del documento che tanta parte ha nella interpretazione storica.
Non tutti gli scritti sono documenti (il libro per esempio). Ma non tutti i documenti hanno come caratteristica dominante la scrittura. Pari dignità hanno, per esempio, le mappe catastali o le carte geografiche che ritroviamo in alcuni archivi di antica formazione. Anche i disegni possono essere considerati a pieno titolo documenti d'archivio. Con il diffondersi dei mezzi di comunicazione di massa, l'immagine stampata (la fotografia) e quella in movimento (il cinema ed i materiali audiovisivi) sono diventati sempre di più un mezzo di trasmissione delle informazioni: essi sono da considerare documenti di archivio quando sono inseriti all'interno di un complesso documentario prodotto da un soggetto durante lo svolgimento della propria attività. Documento d'archivio sono i rilievi fotografici effettuati sul luogo del delitto durante un'indagine di polizia e consegnati all'autorità giudiziaria competente insieme ad altri rilevamenti (documenti sequestrati, processi verbali di interrogatori e testimonianze); come documenti d'archivio sono le fotografie conservate negli archivi privati di singole personalità attraverso le quali è possibile ripercorrere occasioni e momenti della vita pubblica e privata degli stessi. La fotografia come mezzo di espressione della creatività artistica non è un documento d'archivio in sé ma lo diventa se, insieme ad altre fotografie ed a documentazione di altro genere, rappresenta un momento del percorso della vita di un fotografo.
Volendo dare una definizione di documento d'archivio che tenga conto delle considerazioni fin qui fatte, possiamo utilizzare quella elaborata da Paola Carucci secondo la quale esso è una cosa mobile "prodotta su un supporto (un foglio di carta, un nastro magnetico, un disco, una pellicola cinematografica, una lastra radiografica, un negativo ecc.) tramite un mezzo scrittorio (penna a inchiostro, penna a sfera, matita, macchina da scrivere, stampante ecc.) o un dispositivo per fissare l'immagine o la voce o, contestualmente, l'immagine e la voce". Perché un oggetto così descritto possa chiamarsi documento d'archivio è necessario che sia inserito in una rete di rapporti con altri documenti i cui legami siano definiti in base all'attività del soggetto che ha prodotto, ricevuto, conservato la documentazione. Esso ha un valenza informativa propria ma produce messaggi anche in relazione al suo essere parte di un reticolato, elemento di un insieme i cui singoli pezzi sono legati da rapporti significativi che rimandano alla struttura, alle modalità, alle finalità ed all'evoluzione di chi lo ha posto in essere. In tal modo il documento d'archivio assolve ad una duplice funzione informativa: da una parte fissa e trasmette informazioni relative a quegli aspetti della realtà di cui esso è portatore esplicito; dall'altra permette di conoscere il soggetto produttore, la sua storia, il modo in cui esso ha operato nella società e ne ha subito i condizionamenti. Dallo studio di un contratto di compravendita stipulato nel Settecento presso un notaio noi possiamo attingere notizie circa le monete, i prezzi, le modalità di scambio oltre ad informazioni più specifiche relative all'oggetto del contratto ed ai soggetti contraenti; ma questo atto, insieme agli altri rogati dallo stesso notaio riportati in volumi chiamati protocolli notarili, ci permette di ricostruire l'attività di quel determinato studio notarile. I documenti conservati negli archivi delle Prefetture forniscono dati e notizie su moltissimi aspetti della società civile e politica: l'attività dei movimenti di opposizione, le condizioni della sanità e dell'igiene pubblica, l'organizzazione della istruzione, la costruzione di strade e cimiteri, la situazione dei lavori pubblici, il livello dell'assistenza e della beneficenza ecc. Ma quella stessa documentazione descrive il funzionamento dell'istituzione prefettizia così come essa si afferma e si sviluppa nella sua concreta azione amministrativa  e nel suo rapporto con la società; la formazione e la fisionomia del ceto burocratico ed i suoi rapporti con lo Stato; la reale applicazione ed incidenza delle leggi e delle norme. L'affermazione dello stretto legame tra documento d'archivio e soggetto produttore  mette in luce un aspetto metodologico importante vale a dire la non neutralità, la non oggettività del documento d'archivio: esso è "inquinato" e parziale perché riflette nel suo contenuto e nella sua forma le modalità di essere e le intenzioni di chi lo ha costruito. Ai fini della ricerca storica, il disvelamento della sua parzialità diventa una premessa indispensabile per la una corretta interpretazione ed utilizzazione.

Il documento d’archivio come interpretazione della realtà.

Precedentemente abbiamo affermato che il documento d'archivio, per il suo carattere di testimonianza storica involontaria, rappresenta una fonte più attendibile delle altre. E' necessario, a questo punto, avviare alcune considerazioni sul carattere oggettivo del documento d'archivio per evitare di cadere in un atteggiamento feticistico nei suoi confronti con conseguenze negative sia sull'impianto scientifico dei lavori di ricerca sia sull'elaborazione di strumenti quali inventari, elenchi, guide. 
Il documento d'archivio non è il riflesso semplice ed incondizionato della realtà. Anche se è assente nel momento della sua produzione materiale qualsiasi traccia di intenzionalità, esso è pur sempre il frutto di scelte, esperienze, categorie mentali e culturali, finalità istituzionali e politiche proprie di che lo pone in essere. Tra la realtà ed il documento d'archivio non vi è una identificazione piana ed immediata, ma vi è una mediazione che è costituita dall'autore del documento che opera come un diaframma. Certo, lo spessore della mediazione varia in relazione al tipo del documento: è molto più ampio nella relazione o nella lettera piuttosto che in una tabella statistica o in un bilancio commerciale.
Facciamo degli esempi. All'indomani dell'Unità d'Italia, i prefetti, rappresentanti periferici del Governo, compilavano e spedivano, con frequenza variabile, al Ministero dell'interno, delle relazioni nelle quali descrivevano la vita della provincia di loro competenza: la situazione economica, l'attività dei partiti politici in particolare di quelli di opposizione, le condizioni sanitarie ed igieniche, la situazione dell'ordine pubblico, insomma tutti quegli aspetti morali, economici e politici che rientravano nella sfera istituzionale delle Prefetture. Le relazioni - conservate sia presso l'archivio dell'ufficio produttore (Prefettura) sia presso l'archivio dell'ufficio ricevente (Ministero dell'interno) contengono molte informazioni che vanno assunte criticamente. E' evidente che la personalità dello scrivente, le sue convinzioni politiche, il suo grado di cultura intervengono nel modellare la descrizione ed influenzano il contenuto del messaggio. In particolare, nelle strutture ad organizzazione gerarchica come la pubblica amministrazione, per evitare ricadute sulla carriera, si verifica la tendenza a minimizzare agli occhi del superiore eventuali situazioni incresciose fino ad arrivare a veri e propri occultamenti delle notizie, come fece notare il ministro al prefetto di Bari il quale aveva fornito informazioni così scarse ed insufficienti sugli incidenti avvenuti nella città pugliese nel 1944 da rendere necessario il ricorso alla stampa locale per avere un quadro più preciso della situazione dell'ordine pubblico. Che ci sia uno scarto tra realtà e descrizione fornita dagli organi ufficiali è provato anche dal confronto che si può fare tra le relazioni spedite dalla periferia al centro e quelle scritte dagli ispettori cioè da funzionari mandati dall'amministrazione centrale per indagare su particolari questioni locali: spesso i due punti di vista portano a conclusioni differenti. 
Se è vero che nell'elaborazione di rapporti, relazioni, lettere la mediazione soggettiva è talmente forte da essere in alcuni casi persino consapevole, è anche vero che per il fatto di essere scritto materialmente da persone qualsiasi tipo di documento è suscettibile di errori o imprecisioni. A volte sono sbagliate le date, i luoghi, i nomi delle persone citate, le cariche da queste ricoperte. Pertanto, quando si scheda un documento è necessario verificare sempre tutti i dati in esso riportati attraverso indagini incrociate con altre tipi di fonti o con informazioni contenute nelle stesso testo. 
Pertanto, tutti i documenti d'archivio vanno sottoposti a una attenta lettura filologica, per verificare l'attendibilità dei dati, e a una critica testuale per capire il grado di mediazione soggettiva presente nella descrizione dei fatti. Restituire al documento d'archivio la dimensione soggettiva significa non solo compiere un'operazione metodologicamente utile ai fini di una corretta impostazione della ricerca e dei lavori archivistici, ma anche recuperare i molteplici livelli informativi propri del documento d'archivio. Prendiamo la già citata relazione che il prefetto di Bari ha scritto al ministro nel 1944. Il primo messaggio è relativo all'oggetto espresso del suo contenuto, al motivo per cui quella relazione è stata scritta: gli incidenti e i tumulti scoppiati, le ripercussioni sull'ordine pubblico, l'azione della locale Prefettura; il secondo consiste in un insieme di messaggi involontari che rimandano ad altri fenomeni: chi era presente alla manifestazione, il grado di coinvolgimento della popolazione, la presenza di donne ecc.; il terzo livello conoscitivo riguarda l'autore del documento: chi era il prefetto di Bari , che idee aveva, quali aggettivi ha usato per descrivere l'episodio ecc.Il documento d'archivio quindi è una struttura polisemantica, emana una serie numerosa di input. Come muoversi in questa selva si segni (trasmissione volontaria di informazioni) ed indizi (trasmissione involontaria)? A questa domanda si risponde affermando un altro importante criterio metodologico: la fonte va interrogata; il ricercatore, lungi dall'aspettare l'ispirazione deve costruire un itinerario di marcia, formulare un questionario.

Il documento d’archivio e la ricerca storica.

Perché, ancora oggi, in chi si avvicina ai documenti d'archivio è presente un residuo di atteggiamento fideistico?
Nel linguaggio comune, quello usato da tutti i cittadini che quotidianamente entrano in rapporto con strutture burocratiche e situazioni amministrative, il termine documento richiama una prova giustificativa, una scrittura che, redatta nel rispetto di determinate forme estrinseche e formule espressive, ha la capacità di costituire un diritto e di rappresentare la prova ufficiale ai fini degli effetti giuridici. Documento è la patente che garantisce il diritto a guidare un automezzo; documento è il titolo di studio che dimostra l'avvenuto percorso scolastico; documento è il certificato medico che consente di accedere a forme di assistenza sanitaria pubblica ecc. L'accezione di documento nel significato sopra descritto risale al Medioevo quando il documento scritto attestava soprattutto i diritti e i privilegi relativi alla sfera patrimoniale e all'esercizio del dominio in un territorio da parte dell'autorità costituita (Papato, Impero, Comuni, signori feudali). Per il carattere di sacralità che le veniva riconosciuto in quanto appannaggio di una casta ristrettissima di persone, la scrittura era nella società medioevale lo strumento più idoneo e sicuro per fissare e tramandare i fondamenti giuridici del potere stesso. La documentazione scritta diventava così preziosa dal punto di vista politico da essere conservata in luoghi sacri o molti sicuri. I documenti quindi facevano parte della sfera del potere e non di quella della cultura. La storia si scriveva utilizzando altre fonti. La storia era cronaca, narrazione, era un'arte da esercitare per fini propagandistici o didattico-pedagogici.
L'importanza del documento ai fini della legittimazione del potere, sviluppò dal Quattrocento in poi una particolare disciplina - la diplomatica - rivolta ad accertare l’autenticità del documento stesso. La critica filologica messa a punto dagli umanisti italiani non nasceva, quindi, come metodo per una storiografia che voleva emanciparsi da miti e leggende ma come strumento messo al servizio di forze politiche che si affrontavano per affermare nuovi diritti o per difedere vecchi privilegi. La costruzione di falsi documentari e la ricerca della verità erano due momenti di lotta politica. Lo sta a dimostrare la vicenda di una dei falsi più famosi della storia medioevale: la donazione di Costantino a papa Silvestro. In base a tale documento, la cui stesura si voleva far risalire al IV secolo d.C., il papato legittimava il dominio temporale e patrimoniale sugli Stati della Chiesa come dono fatto dall'imperatore Costantino in seguito alla sua conversione religiosa. Su richiesta del re aragonese di Napoli, Alfonso il Magnanimo in lotta contro la Santa Sede, Lorenzo Valla, nel 1440, studiò il documento e stabilì che era un falso perché le espressioni linguistiche usate nell'atto risalivano a circa 4 o 5 secoli dopo la data accreditata.
La critica scientifica al documento d'archivio riceve un ulteriore sviluppo due secoli dopo quando si sviluppò una vera e propria guerra documentaria tra ordini religiosi, in particolare tra i gesuiti e i maurini circa il metodo per la ricostruzione della vita dei santi. Tra questi ultimi un ruolo fondamentale ebbe Jean Mabillon che, dopo aver preso in esame la scrittura, lo stile, la datazione, la struttura, le firme, i sigilli ecc. delle carte e dei diplomi del tempo, stabilì alcune norme per verificare l’autenticità dei documenti e nel 1681 pubblicò il De re diplomatica, testo considerato basilare per la scienza diplomatista. Sull'elaborazione della nuova disciplina un'influenza decisiva anche se indiretta venne esercitata dalla filosofia cartesiana. Dall'essere uno stato d'animo angoscioso che avvolgeva la fede e la sfera esistenziale, il dubbio diventa uno strumento di conoscenza. La critica non è più un giudizio di natura estetica ma un metodo positivo per avvicinarsi alla realtà: sia Cartesio che Mabillon elaborano un sistema che metteva in discussione le credenze. 
D'allora in poi l'uso del documento viene subordinato all'accertamento della veridicità. Ma se le tecniche della critica erano definitivamente acquisite, la gran parte degli storici continuava a concepire ed a comporre opere dove l'apporto della documentazione era estremamente ridotto. La produzione storiografica era divisa tra opere di erudizione composte con il gusto del particolare e opere retoriche e letterarie di grande respiro cronologico e interpretativo.
L'orizzonte cambia nell'Ottocento che viene considerato il secolo della scoperta dei documenti da parte della storia. Pur avendo un concetto di storia molto diverso, sia i romantici che i positivisti utilizzarono a piene mani la documentazione conservata negli archivi. Per i primi la storia era una parte integrante della coscienza nazionale e la ricerca delle radici della propria identità era un momento necessario per l'affermazione ideale e politica della nazione. Lo storico romantico ricercava i documenti con lo spirito di un patriota che doveva dimostrare la bontà  delle proprie aspirazioni politiche. Per i positivisti, invece, si trattava di costruire "una scienza esatta delle cose dello spirito" al pari delle scienze della natura. Sotto l'influenza dei metodi applicati dalle scienze naturali, si sviluppò una storia intesa come progresso e un metodo volto alla ricostruzione oggettiva dei fatti. Lo storico non si rivolgeva più al passato per ricercare risposte al presente ma si limitava a descrivere "come le cose erano realmente andate". I fatti storici sono al centro dell'attenzione e lo storico  si deve limitare a descriverli così come si sono effettivamente svolti sulla base di una documentazione certa, anch'essa oggettiva e fedele alla realtà quale solo i documenti d'archivio per il loro carattere di "confidenze involontarie" potevano assicurare. Le fonti documentarie diventano, pertanto, non solo la base indispensabile ma anche la premessa per qualsiasi lavoro storico al punto che per alcuni la storia stessa si identifica con la pubblicazione di edizioni critiche di documenti.
Già agli inizi del Novecento si cominciarono a delineare delle posizioni critiche nei confronti dell'impostazione positivista. La scuola storiografica che aveva dominato tutta Europa venne attaccata in più punti. Innanzitutto per il concetto di storia. Contro una storia intesa come mero accertamento di ciò che è accaduto, si rivendica la necessità di capire, di operare sintesi e di esprimere interpretazioni. Ed è lo stesso atteggiamento dello storico nei confronti del passato e delle sue testimonianze che è messo in discussione. Nella concezione positivista si era operata una netta separazione tra l'oggetto ed il soggetto: i fatti storici erano considerati, al pari di quelli naturali, dei dati esterni ed indipendenti; lo storico aveva un ruolo passivo che consisteva nel coglierli ed inserirli in una trama narrativa. A questa definizione di storia corrispondeva una concezione feticista del documento: qualora non risultasse un falso prodotto con lo scopo di ingannare, il documento è lo specchio fedele della realtà, è un dato oggettivo che lo storico deve leggere senza interpretare come lo scienziato nei confronti delle leggi della fisica o della biologia. Quello che venne messo sotto accusa è il primato e l'autonomia dei fatti a favore di una maggiore incisività dell'azione e della soggettività dello storico nel processo della conoscenza storica. 
Una storia che si fa carico di dare risposte ad interrogativi; uno storico che non si limita a registrare ma legge, sceglie, interpreta; delle fonti che non sono un dato già formato da scoprire ma testimonianza da costruire: sono queste le esigenze dalle quali parte la reazione al positivismo.
Se comuni sono le critiche nei confronti del positivismo, diverse saranno le risposte ed i risultati storiografici.
Dall'inizio del Novecento in Italia Benedetto Croce elabora una filosofia che nega ogni validità scientifica alla storia. Secondo il filosofo napoletano, a questa non sono applicabili i metodi delle scienze naturali perché il fatto storico non è ripetibile e misurabile come i dati fisici bensì è unico ed individuale e, in quanto tale, conoscibile solo attraverso l'intuizione. La storia è sottratta all'influenza delle scienze ed è avvicinata all'arte. Successivamente Croce precisa il suo pensiero filosofico che, per quanto riguarda il problema che qui ci interessa e cioè l'uso delle fonti documentarie, possiamo schematicamente ridurre ai seguenti termini: le fonti non esistono al di fuori della sintesi operata dallo storico; esse acquistano significato solo in quanto sono oggetto del pensiero storico. La fonte, sia essa narrativa che documentaria, è confinata in un ruolo pratico ed ausiliario, e, in fondo, non strettamente necessario. Come conseguenza: gli storici idealisti svilupparono le loro ricerche soprattutto nel campo della storia delle idee, del pensiero politico, dello Stato (la storia etico-politica). In Francia, la reazione al positivismo assume altre connotazioni. Si annunzia sin dal 1900 con la "Revue de synthese historique” e si concretizza nella creazione di una scuola che ha come strumento di elaborazione e di diffusione la rivista "Annales d'histoire économique et sociale", fondata nel 1929 da Marc Bloch e Lucien Febvre. La rottura con le forme tradizionali della storiografia del XIX secolo avviene sia sull'individuazione dell'oggetto della storia sia sull'elaborazione di un metodo. Ad una storia intesa come successione cronologica di avvenimenti e di personaggi, inserita in una trama narrativa e basata sul semplice accostamento di documenti, gli storici francesi contrappongono una storia "più ampia e più umana" che ha come oggetto di studio l'uomo "o, se si preferisce, gli uomini. Ci sono i campi, gli strumenti, le macchine e gli Stati e le nazioni, e le leggi, i sistemi giuridici, le morali e le istituzioni: ma dietro a tutto questo, le persone umane. E quel che la storia deve cogliere sono, precisamente, le persone". Si fa avanti la rivendicazione di una storia globale, à part éntier che lungi dal rappresentare la pretesa totalizzante di abbracciare tutte le manifestazioni umane, vuole fornire, su un oggetto o su un problema, una spiegazione più completa, che non si ferma alla superficie del fenomeno - che spesso nella storiografia tradizionale coincideva con gli avvenimenti politici, militari, diplomatici - ma coglie le strutture profonde. Spostare l'attenzione dallo strato degli eventi alle permanenze sottostanti significa individuare al di là delle azioni dei singoli personaggi i comportamenti, le mentalità collettive; al di là delle decisioni governative i condizionamenti delle strutture economiche, sociali, geografiche, culturali. Ci si accorge allora che la storia presenta tempi diversi in relazione allo strato dei fenomeni al quale ci si riferisce. Più si scende in profondità e più il tempo rallenta la sua corsa: le scansioni temporali delle credenze, per esempio, sono diverse da quelle delle forme politiche: il secondo ha tempi brevi, il primo è caratterizzato dalla "lunga durata". Sull'esistenza di costanti nel processo storico, gli storici francesi fondano la possibilità di compiere la ricerca storica. La scoperta delle persistenze permette loro di capovolgere i termini passato-presente e di sviluppare una critica nei confronti della teoria crociana della contemporaneità della storia: fare storia no significa guardare il passato con gli occhi del presente ma ricercare nel presente quelle permanenze che attraversano lentamente la storia delle civiltà. 
A questa concezione della storia corrisponde un metodo conoscitivo fondato sulle realtà documentarie. In quanto conoscenza del passato, la storia procede attraverso lo studio delle sue tracce, dei segni, degli indizi che il tempo, volontariamente o involontariamente, lascia lungo il suo cammino. Il richiamo alla corposità dei fatti ed alla concretezza dell'indagine si traduce in un definizione di documento estremamente dilatata. Né poteva essere diversamente dal momento che per indagare i nuovi campi proposti dalla storiografia francese era necessario arricchire il materiale dello storico e avvalersi anche delle tecniche delle altre scienze umane quali la demografia, la psicologia, la linguistica, l'economia, l'antropologia, l'archeologia ecc. Per documento allora bisognerà intendere non solo i documenti d'archivio ma tutte le testimonianze scritte, anche quelle letterarie; non soltanto i testi ma anche gli oggetti: "che cosa intendiamo infatti per documento se non una 'traccia, ossia un segno percettibile ai sensi, lasciato da un fenomeno non afferrabile in se stesso?".
Ma non si comprende appieno la rivoluzione documentaria della scuola francese se non si tiene presente il profondo mutamento che investì il modo di leggere il documento. A questo è attribuita una valenza informativa molteplice tale che solo la formulazione di precise domande da parte di chi lo legge può renderlo utilizzabile ai fini della ricerca storica. Solo se interrogato il documento acquista il carattere di fonte. Contro le posizioni di tipo positivista che rendevano subalterno e passivo lo storico di fronte ai fatti storici ed ai documenti, viene esaltato il ruolo attivo del ricercatore. Il mestiere dello storico consiste nel cercare i documenti, sceglierli, leggerli, interpretarli e valutarli. Non basta più l'analisi filologica per accertarne l'autenticità; anzi anche un falso può essere significativo per studiare le società e le ideologie del passato. Né è sufficiente accontentarsi di quello che c'è: bisogna interrogarsi anche sulle assenze e sulle lacune della documentazione perché, a volte, i silenzi sono importanti al pari delle voci. Il lavoro storico si configura, così, come un dialogo con le fonti.
Diversamente dall'idealismo crociano, che pur aveva posto il problema del ruolo del soggetto conoscente, la rivendicazione del momento interpretativo non si risolve tutto in un atto soggettivo ma viene saldamente ancorato alla dimensione materiale delle fonti storiche. Si afferma un rapporto di mutua dipendenza in base al quale le fonti sono mute se non c'è lo storico che le interroga e "lo storico senza i fatti è inutile e senza radici".
Iniziata dalla scuola francese e poi sviluppata grazie ai contributi degli storici anglosassoni e polacchi (questi ultimi di ispirazione marxista), la revisione dei canoni metodologici della storiografia tradizionale investe il concetto stesso di documento d'archivio. Si è verificato un vero e proprio "processo al documento" i cui risultati metodologici possono essere riassunti in due principi: il documento d'archivio non è oggettivo, non rispecchia fedelmente la realtà ma risente nella sua espressione formale e informativa della soggettività del suo autore; tutte le tracce materiali lasciate dall'umanità nel suo percorso di civiltà sono indizi storici, sono documenti. Tali principi sono una premessa indispensabile per i lavori storici basati su un uso corretto della documentazione. 

Ordinare un archivio: il metodo storico.

Compito di chi opera su archivi al fine di ordinarli e produrre mezzi di ricerca (inventari, guide) è quello di rendere evidente il filo che lega le carte all’autore, di materializzare il vincolo che i documenti prodotti e conservati dal uno stesso soggetto hanno tra di loro. Per fare questo è necessario applicare all’ordinamento delle carte un metodo che viene definito storico. Esso consiste nel riordinare le carte di un archivio riproducendo l'organizzazione che queste avevano nel periodo in cui il soggetto era ancora operante. Compito dell'archivista è individuare la forma posseduta dal complesso documentario al momento della sua produzione e utilizzazione pratica. L'ordinamento secondo il metodo storico ha il merito di restituire al singolo documento la dimensione storica e funzionale nelle quali e per le quali esso è stato posto in essere. Rispettare il posto che al documento o a gruppi di documenti era stato assegnato nell'ambito dell'organizzazione complessiva dell'archivio nel momento in cui il soggetto era ancora operante, significa poter valutare meglio il significato ed il peso delle informazioni in esso contenute attraverso la ricostruzione dell'iter che ha prodotto il documento. Nel caso in cui le carte da ordinare non presentano alcun elemento che richiama l’esistenza di un ordinamento precedente, allora l’archivista dovrà applicare criteri logici e storici ma, comunque, sempre tratti dall'analisi delle funzioni e delle strutture dell'istituto ovvero dal percorso biografico del soggetto da cui proviene l'archivio. Bisogna inoltre aggiungere che i risultati dell'applicazione del metodo storico forniscono spesso dei contributi non secondari alla storia istituzionale o alla biografia.. L'archivio nella sua qualità di sedimentazione documentaria rappresenta nel suo insieme la testimonianza dell'attività concreta e reale di un soggetto.

Gli archivi delle donne.

Esiste una specificità degli archivi femminili? Da un punto di vista teorico e metodologico, escluderei una risposta in senso affermativo. Una particolarità, invece, può essere rilevata nella scarsità di archivi femminili esistenti: infatti, la difficoltà a individuare e recuperare carte prodotte da donne non è tanto il frutto di deficienze organizzative e di scarso interesse culturale (che pure esistono e hanno un peso rilevante) quanto della minore “attitudine” rivelata dalle donne a documentare il proprio presente perché diventi memoria storica. E’ vero che un archivio nasce per fini pratici ma l’atto della conservazione, che comporta l’impegno a proteggere le carte da distruzioni, traslochi, drammatiche divisioni familiari, mancanza di spazio, rivela il desiderio di ricordarsi e di ricordare se stesso agli altri. Spesso questo desiderio è unito a una profonda autostima o, semplicemente, - ma non è poco - a un affetto nei propri confronti. Custodire le carte per una vita intera, curarne la consegna a parenti o amici è un modo molto significativo per lasciare una traccia del proprio passaggio. L’esistenza di un archivio è in sé una testimonianza importante per la costruzione di una biografia. Pertanto, l’esiguo numero di archivi femminili è il segno di una difficoltà di genere di accettare se stesse come soggetto produttore di storia.
L’altra particolarità da segnalare è connessa strettamente alla specificità di chi produce e conserva un archivio: al soggetto donna. L’osservazione ravvicinata di un archivio femminile, del tipo di documenti conservati e di quelli non conservati, consente di comprendere come operano in una biografia variabili quali la professione, l’impegno politico, i sentimenti, i rapporti umani. Consente soprattutto di capire quale era il giudizio che una donna aveva di sé. Partendo dal “se e come” una donna ha organizzato la propria memoria, si può contribuire con piccoli tasselli alla ricostruzione di un percorso di vita.
Gli archivi di donne che illustreremo sono conservati presso la Fondazione Istituto Gramsci. In tale centro funziona già da qualche anno l'Archivio storico delle donne Camilla Ravera che ha tra i suoi scopi quello di recuperare e conservare le memorie storiche delle donne. 
Gisella Floreanini nacque a Milano il 3 aprile del 1906. Insegnante di musica, durante il periodo fascista si avvicinò prima al Psi e successivamente si iscrisse al Pcd'I. Per le sue idee politiche fu costretta a emigrare in Svizzera. Fu una figura di primo piano della guerra di liberazione e nell'organizzazione della repubblica partigiana dell'Ossola. All'indomani della liberazione, ricoprì importanti incarichi a livello di partito, istituzionale, nell'organizzazione nazionale e internazionale delle donne. Morì a Milano il 30 maggio 1993. Le carte sono state donate dalla figlia Valeria nel novembre successivo.
Il fondo documentario testimonia quasi esclusivamente l'attività pubblica e istituzionale della Floreanini nell'ultimo trentennio. Qualche carta, in particolare lettere, privata è stata recuperata in copia dal suo secondo marito, Vittorio della Porta, che aveva conservato la corrispondenza. 
Scrive Gisella al suo ex-marito il 18 ottobre 1971:"Caro Vittorio, ho avuto il pomeriggio di ieri e la mattinata di oggi, tutti per me. Cioè per le mie carte, le stampe, i libri. Sto facendo la 'revisione decennale' per rimettere in ordine le paperasses, buttar via quel che è deperito o inutile, che non servirà più a me, ecc.". Queste frasi sono molto significative perché, con l'immediatezza propria del linguaggio colloquiale, esprimono quei principi teorici espressi nella parte precedente. Gisella fa sapere di aver gettato le carte che non le servivano più (conferma, questa, del fatto che un archivio si forma per scopi pratici). Nello stesso tempo rende evidente due altre questioni: 1. la volontà di conservare disvela il desiderio di sottrarre all'oblio la propria esistenza; 2. l'intervento della selezione ("buttar via quel che è deperito") evidenzia l'intenzione di costruire un ricordo di sé.
E' interessante, allora, porsi la domanda: considerando che non ha voluto cancellare le tracce documentarie che segnano il percorso della sua vita, perché Gisella non ha conservato il materiale precedente al 1962 e quello relativo alla sua vita privata? 
Continua la Floreanini nella stessa lettere: "Un trasloco in piena regola dal solaio, ed oggi dovevo cominciare il riordino, un po' speditamente, per sgrossare e poi con calma, catalogare ed esaminare. Invece, ho trovato alcuni pacchi di lettere, con date lontane, delle stesse persone o di diverse persone: Mi sono passate via due ore a leggere le tue. Non molte, dalla prima ed unica del tempo più felice - settembre 1938 - a quelle del 59-61 a Berlino e Kopenhagen. Ti ricordi di avermele scritte?"
Quindi tracce del suo passato lontano, dei suoi legami affettivi esistevano ma non sono stati trasmessi alla memoria futura. Perché è successo questo? Abbiamo già visto come non solo la formazione ma anche la conservazione e la trasmissione di archivi è oggetto dell'azione di numerose variabili. Nel caso di archivi di persone, spesso succede che i parenti o gli stessi produttori preferiscano sottrarre parti di documentazione considerata riservato per una sorta di giustificato pudore verso i propri sentimenti. L'esperienza, però, ci ha dimostrato che tale pudore è esercitato soprattutto da donne militanti e dirigenti, dotate di un forte senso di autonomia, da donne che, come Gisella Floreanini, vivevano in modo totalizzante la propria appartenenza politica. Cosa può significare, allora, per la biografia di una donna occultare la propria vita privata e certificare la sola vita pubblica? Scegliere di lasciare nell'ombra i sentimenti e la sfera privata diventava un modo di scrollarsi di dosso violentemente quel ruolo che le donne, appena uscite dal clima mortificante del fascismo, si vedevano ancora e nonostante tutto attribuire. Tramandare, allora, solo il ricordo di donna forte e impegnata, depurata dai segni di debolezza, come venivano considerati gli affetti e le passioni sessuali, era necessario per farsi accettare (ma anche per accettarsi) in un mondo politico dominato da valori maschili nel quale le donne erano considerate emancipate e degne di entrare in tale consesso solo se assumevano per sé un modello di militanza privo di fragilità, di sentimenti privati. 
La subordinazione, e in alcuni casi la cancellazione, della propria vita privata risulta una costante della militanza comunista femminile negli anni che vanno dal periodo fascista in poi ed è documentata da altre fonti. Scrive Patrizia Gabrielli "Nella maggioranza dei casi l'autrice [della autobiografia], attraverso il racconto della propria vita, ricostruisce la storia del partito e dei suoi militanti, l'interiorità resta nascosta; la dimensione umana è quindi fortemente subordinata a quella storico-politica [...]. Nella maggioranza delle autobiografie gli affetti restano sullo sfondo, spesso sono assenti; gli amici non ci sono, i militanti sono di frequente i soli personaggi che popolano il racconto, i tempi della propria vita sono scanditi da quelli della storia del partito. La soggettività è quindi fortemente compressa." 
L'amputazione dell'io di Gisella Floreanini è quasi il riflesso di quell'archivio mutilato, privato delle carte personali; ciò conferma tutto il discorso che è stato fatto nella prima parte di questa conversazione: in un archivio esiste un legame forte tra carte e produttore, un legame che non va mai spezzato né in sede di ricerca storica né in sede di ordinamenti e inventariazioni.
Le caratteristiche osservate nell'archivio della Floreanini ritornano anche in quello di altre donne. Quello di Rita Majerotti, per esempio.
La Majerotti nacque a Castelfranco Veneto, in provincia di Treviso, il 27 agosto 1876. Come maestra fu costretta a trasferirsi continuamente. Vedova con due figli (la terza morì in tenera età), aderì sin da giovanissima agli ideali socialisti e fu una decisa militante in favore della pace e delle donne. Si risposò con il militante socialista Filippo D'Agostino e insieme organizzarono il Pcd'I in provincia di Bari. Come antifascista fu costretta alle emigrazione e, dopo il rimpatrio, a una stretta sorveglianza da parte della polizia. Nel secondo dopoguerra riprese l'attività politica in Puglia e in Sicilia. Morì a Treviso nel 1960. Il fondo è stato donato all'Archivio storico delle donne Camilla Ravera dalla nipote Anna Tonon nel 1988. In esso è contenuto poco materiale relativo alla sua vita privata (estratto di matrimonio, lettera del padre, un lungo scritto in occasione della morte della figlia). C'è invece molta documentazione pubblica: manifesti e volantini elettorali, scritti su avvenimenti politici. Tra le carte, sono presenti in copia alcuni documenti della polizia fascista, conservati presso l'Archivio centrale dello Stato, che testimoniano l'attenta sorveglianza a cui era sottoposta nella sua qualità di "sovversiva pericolosa" e che sono interessanti non solo perché "certificano" l'impegno antifascista ma anche perché ci permettono di guardare la Majerotti con gli occhi di un gendarme tutore dell'ordine. La Majerotti veniva descritta come una donna dall'andatura "disinvolta" e dall'espressione "intelligente": per le donne impegnate politicamente che prendevano "pur la parola" in riunioni affollate vengono usati aggettivi che rimandano a una fisionomia con caratteri più maschili che femminili. 
Anche per la Majerotti può essere applicata l'ipotesi interpretativa avanzata per la Floreanini: una donna che voleva tramandare un ricordo di sé tutto costruito sulla sua sfera pubblica. Che il privato fosse un campo da ridimensionare, che quella parte dell'io fatta di sentimenti, desideri, bisogni, paure fosse qualcosa da nascondere era un precetto non solo della cultura socialista ma anche di quella dominante. Come dovesse comportarsi una donna, è l'oggetto di una lettera del padre a Rita del 22 settembre 1896: "....Amicizia con uomini? mai, di nessuna specie: un uomo che venisse in casa tua per far visita a te, mettilo alla porta. Sii molto cauta anche nelle amicizie con donne: di raro la donna è sincera e franca." La prospettiva indicata è quella della solitudine, della diffidenza verso il prossimo e quindi del divieto di entrare in rapporti amicali. Il contatto con il mondo esterno allora non può che avvenire sul terreno delle cose che riguardano l'esteriorità, l'oggettività. La dimensione dell'io profondo si conserva solo con un rapporto solipsistico. Continua il padre: "Abbi tutti i riguardi per tuo marito anche nelle piccole cose: frena la tua lingua e non rispondergli mai arditamente: ancorché ti paresse di aver ragione, cedi o almeno taci...Sii limitata nelle spese, abolisci intieramente le spese di lusso: in questo primo momento adattati anche a dei sacrifici, che dopo vi troverete meglio e sarete contenti...." E finalmente: "Non pensare a te sola, pensa anche al tuo consorte e ai figlioli, quando ne avrete: un abito di meno per te e un pane di più per loro". In questa lettera il padre della Majerotti non tralascia alcun particolare del modello femminile del tempo: subalternità all'uomo, etica del sacrificio, castrazione dei propri bisogni in nome del dover essere madre e moglie. E' interessante anche notare che il padre propone una subalternità consapevole non reale; infatti non dice che la donna ha sempre torto ma che potrebbe anche avere ragione, ma che questa possibilità non incide sull'atteggiamento da adottare nei confronti del marito. Il che fa intendere che quello che opera è un modello dei rapporti uomo-donna che si ispira a principi politico-ideologici e non naturali. 
Quanto i "consigli" dettati dal padre si siano profondamente insediati nell'animo di Rita è provato dalle sue parole: "Non ho amiche, appunto perché non mi piacciono le conversazioni frivole ed inutili: leggo, scrivo, studio, discuto, amo la sociologia.....ho adempiuto ai miei obblighi familiari e sociali, con forte spirito di abnegazione e di dedizione”
La Majerotti ha fatto del suo meglio per rispondere positivamente agli insegnamenti paterni ma le sue sofferenze, il suo malessere sono la testimonianza di quanto quell'abito le andasse stretto: "Soffro assai la solitudine spirituale....in certi giorni mi sento triste e stanca e logora, come se tutto il dolore umano pesasse su di me." 
Gisella e Rita due donne, due militanti, due archivi che hanno in comune, in particolare, il sentire la partecipazione politica come attività totalizzante, il vivere la propria emancipazione come accettazione del modello che in quel momento storico veniva proposto nella sua veste falsamente universale. Scrive Chiara Daniele: "Gli archivi delle donne sono in genere costituiti per obbedire al dovere della memoria e della testimonianza sui percorsi collettivi, sulle lotte e sull'impegno a favore della democrazia, dell'eguaglianza sociale e di genere, per una trasmissione alle generazioni successive di questi valori: è assente nella raccolta delle carte - tranne in pochi casi - l'intenzione di strutturare documentalmente la propria memoria. La difficoltà a separare la propria identità da quella collettiva del partito si riflette nella mancanza di sistematicità della raccolta e della conservazione dei documenti, nella tipologia dei documenti presenti nei fondi personali che tende a escludere le carte private e nella presenza di grandi vuoti temporali nella documentazione." 
Il confronto con archivi di dirigenti maschi può far emergere con più chiarezza quanto detto.
Emilio Sereni, per esempio, ha conservato documenti di vario tipo al punto che questi sono stati utilizzati, tra l'altro, sia per scrivere un libro sulla sua famiglia in chiave tutta soggettiva  sia per costruire in maniera scientifica la bibliografia completa dei suoi scritti. Nel suo archivio si trova di tutto: dalle minute dei suoi interventi in sede politica o culturale, ai bigliettini scherzosi scambiati durante serissime sedute di partito, alle agende dove scriveva lo svolgimento della giornata sin nei più piccoli particolari, documenti personali ecc. Evidentemente, nel caso di Sereni, ma questo è vero anche per altri dirigenti politici, il pur forte senso di appartenenza (che, per esempio lo portava a chiedere il parere "vincolante " della segreteria del partito per fare svolgere alla moglie una visita medica a Mosca) non ha comportato l'elisione del suo io; il suo sentirsi parte di un movimento e di una storia collettiva non gli ha impedito di costruire per sé e per gli altri un ricordo più completo.
Ma la presenza di carte private non comporta automaticamente una maggiore presenza dell'io privato. Le carte di Tatiana Schucht (nel suo caso non si può parlare di archivio per l'estrema parzialità della documentazione in esso contenuta) ne sono un esempio lampante. Tatiana nacque nel 1888 a Samara in Russia. Visse molto in Europa. La sua vita fu segnata dall'incontro con Gramsci, marito della sorella Giulia. A partire del 1926, anno dell'arresto del dirigente comunista, Tatiana lo seguì in tutte le sedi carcerarie prendendosi cura di lui. Dopo la morte di Gramsci, nel 1937, ritornò in Unione sovietica dove morì di pellagra nel 1943. Tania, come viene chiamata, investì tutto il suo tempo e le sue energie per Gramsci: riceveva le lettere e le distribuiva presso gli altri destinatari, spesso le ricopiava prima di spedirle, aveva rapporti con gli avvocati e i medici, con i partiti russo e italiano, comprava e spediva i libri che Gramsci le richiedeva, gli procurava il cibo e gli abiti. Dopo la morte di Gramsci, ne salvò la memoria politica e intellettuale portando i quaderni e le lettere a Mosca e lì lavorando alle traduzioni e trascrizioni. Il piccolo fondo archivistico di Tania Schucht, arrivato alla Fondazione Istituto Gramsci in vari momenti e da varie provenienze, è composto esclusivamente di sue lettere: ai genitori, alle sorelle, alla famiglia Gramsci, a Piero Sraffa. (mentre le lettere a Gramsci fanno parte del fondo di Antonio Gramsci). A parte pochissime eccezioni, sono lettere piene di piccoli problemi quotidiani. Lettera di Tania ai genitori dell'8 ottobre 1922: "Miei cari, alcuni giorni fa vi ho inviato una lettera subito dopo aver ricevuto la lettera del babbo. Temo che voi non la riceviate in quanto mi sono dimenticata di scrivere il nome della via; in questo caso andate ad informarvi alla posta. Ho scritto soltanto il nome della casa, Kalasnikova. In quella lettera vi scrivevo anche del mio stipendio e dell'arrivo di Genia malata...  Non ho ancora trovato una stanza perché è molto difficile in questo momento; i pasti me li preparo da sola e pertanto spendo molto poco, il meno possibile, ma probabilmente, rispetto a voi, vivo come una principessa. Mi alimento di latte e minestre di ogni genere fatte con cereali e patate. Per il momento non faccio assolutamente uso di carne e di uova, ma solo perché non mi sono organizzata definitivamente e non perché non ne abbia voglia di occuparmene ... Continuo a cercare la stanza e quando sarò sistemata potrò comprarmi la carne e farmi dei brodi. Per ora uso il Liebig oppure Maggi" .
Rari sono i commenti politici; vi sono solo descrizioni puntuali, minuziose, ossessive delle sue giornate, dei suoi incontri con Gramsci, dei luoghi. Sembrerebbe l'esaltazione della sfera privata: invece non è così. Il quotidiano che Tania descrive è quello esteriore, sono luoghi e avvenimenti che si susseguono in una successione che sembra non coinvolgere l'autrice. La scrittura è talmente compatta da far pensare che l'occultamento di sé sia voluto e intenzionale. 
Se il genere e la professione rappresentano delle variabili molto importanti per definire la fisionomia di un archivio, non bisogna trascurare altri aspetti della personalità del soggetto che possono incidere nelle modalità di costruzione e trasmissione della memoria. L'autostima, la consapevolezza di essere persona autorevole condizionano chi produce le carte a conservarne in maggior numero. E ciò vale sia per gli uomini che per le donne.
Franca Pieroni Bortolotti è stata la prima storica che si è occupata del movimento femminile italiano e del suo rapporto con la storia politica del movimento operaio nazionale e internazionale. Nacque a Firenze il 4 ottobre 1925; entrò giovanissima in contatto con i comunisti e partecipò alla liberazione di Firenze. Al suo impegno di ricercatrice affiancò quello di insegnante: prima nelle scuole poi all'università. Con Lando Bortolotti, suo marito dal 1952, ebbe nel 1957 il figlio Franco. Morì a Firenze il 24 novembre 1985. Le sue carte sono state donate dal marito che ha trattenuto per sé gli originali delle lettere personali. Diversamente dagli archivi fin qui esaminati, quello di Franca Pieroni può essere definito un archivio dell'io; in esso sono documentati tanti aspetti della personalità dell'autrice colti nelle diverse espressioni: documenti personali; corrispondenza con case editrici, professori, con il marito, e poi appunti, un'infinità di appunti, sulle letture fatte, sui documenti storici consultati, tracce e ipotesi di lavoro, riflessioni, schede bibliografiche, minute di lavoro e di saggi ecc. Sicuramente da tutto ciò emerge una donna che si realizza attraverso la scrittura, che fa di essa un mezzo per il completamento di sé. Non solo espressione comunicativa, ma strumento di introspezione, di chiarificazione e di ordine interno. La scrittura di Franca Pieroni ha spesso un carattere di colloquio con sé stessa; rappresenta un modo di sentirsi meno straniera e di ricondurre a unità i tanti io della personalità. Il bisogno di guardarsi dentro la porta a scrivere a memoria poesie e a commentarle riportando i sentimenti suscitati dalla lettura alla propria esperienza personale. E poi lettere con descrizioni minuziose di momenti, fatti, personaggi disegnati con una scrittura veloce, spesso con parole puntate, quasi a sottolineare l'inadeguatezza del mezzo scrittorio a seguire la velocità del pensiero. Scrivere per lei era fondamentale "Relazioni franchesche! [riferendosi al figlio Franco in vacanza] Deve esercitarsi anche a scrivere oltre che a sciare" (lettera del 23 settembre 1966).
Anche l’archivio di Sibilla Aleramo costituisce un esempio di sedimentazione storica costruita da una persona consapevole della propria importanza. Rina Faccio nota come Sibilla Aleramo nacque ad Alessandria il 14 agosto 1876. La sua infanzia, densa di traumi come il tentato suicidio della madre, finì con la violenza sessuale subita da un impiegato del padre che sposò e dal quale ebbe il suo unico figlio. La vita successiva dell'Aleramo fu tutto un impegno culturale e sociale accompagnato da frequentazioni sentimentali importanti. L'attenzione della scrittrice fu indirizzata in particolare verso la condizione femminile. Il secondo dopoguerra vide la scrittrice impegnata politicamente: si iscrisse al Pci e collaborò alla stampa di partito e femminile. Morì a Roma il 13 gennaio 1960. L'archivio è composto da una grande varietà di tipologie documentarie: lettere, appunti, ritagli stampa ma anche quadri (suoi ritratti), fotografie, libri con note autografe. Tale multiformità documentaria è il riflesso del fatto che l'archivio è la testimonianza dei diversi aspetti della vita dell'autrice. Insomma, anche in questo caso ci troviamo di fronte a un archivio dell'io. 
Che a Sibilla Aleramo fosse chiaro il valore e la funzione delle sue carte è provato da due atteggiamenti. Durante tutti i suoi spostamenti, la scrittrice ha sempre portato con sé e custodito gelosamente due valigie cariche di carte che parlavano di lei: inviti, locandine di spettacoli dove di rappresentavano sue opere, raccolta dell'Eco-stampa, ecc. agendine, piccole e femminili, dove segnava con un linguaggio essenziale, i fatti salienti della sua giornata: cose personali come il suo peso ma anche eventi pubblici come il ritorno dei soldati dall'Africa italiana. Inoltre, Sibilla si preoccupa di assicurare al suo archivio una buona conservazione e nel suo testamento ne indica il luogo: il Pci. Al partito dovevano andare "tutte le carte esistenti nella mia abitazione, ossia i miei manoscritti inediti; quelli della mia opera edita; la copiosissima corrispondenza da me ricevuta lungo il corso della mia vita; e la raccolta di giornali e riviste" (testamento redatto il 7 dicembre 1959). Per esecutori testamentari indicò Palmiro Togliatti e Ranuccio Bianchi Bandinelli. 
Questo particolare avvicina l’archivio dell'Aleramo a quello di alcuni importanti dirigenti comunisti che hanno posto le loro carte accanto a quelle del partito. E' necessario accennare brevemente alla prassi in uso presso il Pci. Per una questione che sarebbe qui lungo affrontare che rimanda al modo in cui veniva vissuto dai singoli militanti il rapporto con il partito, al senso della storia e al forte sentimento dell'appartenenza, le carte dei dirigenti comunisti, ma anche quella di semplici militanti, erano donate dagli stessi o dai loro parenti all'archivio del Pci. Era questo un atto molto simbolico perché rappresentava la conferma che la vita e la memoria di un comunista aveva significato solo se inserita in un contesto collettivo.
Perché l'Aleramo, che dirigente non era mai stata ma che anzi aveva vissuto la militanza politica in un modo molto personale (leggendo le sue poesie agli operai, per esempio), scelse di porre la memoria di donna che ha sempre difeso la sua autonoma e originale personalità accanto a quella di un grande soggetto politico dove le rappresentazioni individuali si stemperavano e quasi confondevano in quelle collettive? Con questo gesto l'Aleramo ha forse voluto ricongiungersi a quel sentire collettivo che era il partito, ha voluto compiere un atto di riscatto da parte di chi aveva vissuto "parallelamente" ma non dentro.
Diversa è stata la posizione di Franca Pieroni, l'altra intellettuale comunista che abbiamo avvicinato attraverso il suo archivio. I testi, le lettere gli appunti della storica traboccano di politica eppure le sue carte sono arrivate alla Fondazione non per sua esplicita volontà ma attraverso il marito quasi che dal modo più tradizionale di vivere la militanza politica, qual era quello di Franca Pieroni, nascesse il bisogno di un riscatto dell'autonomia individuale.