Alcuni concetti fondamentali per il lavoro d'archivio
Le differenze tra archivio e biblioteca
E' stato detto che la prima registrazione scritta della memoria è nata per finalità pratiche di autodocumentazione: sul piano cronologico, quindi, nascono prima gli archivi delle biblioteche.
Per molto tempo archivi e biblioteche sono stati assimilati sia sotto il punto di vista legislativo sia dal punto di vista della teoria e delle tecniche di gestione e organizzazione.
La confusione tra Archivi e Biblioteche nasce da alcune somiglianze superficiali (materie scrittorie, organizzazione degli spazi interni alle strutture, ecc.), mentre sfuggiva la natura di entrambi, che è un elemento di enorme diversificazione: l'archivio è un complesso organico di documenti, la biblioteca una collezione di libri non legati necessariamente tra loro da un rapporto storico o causale.
Con l'affermazione del metodo storico Archivi e Biblioteche si separano e diventano sempre più frequenti le riflessioni non solo sulla loro diversità ma sull'antitesi che li separa profondamente.
I criteri essenziali per la distinzione tra Archivi e Biblioteche sono:
  • Il rapporto della documentazione con l'autore 
  • Il fine che anima la produzione della documentazione (pratico-sociale per gli archivi, strumentale per le biblioteche)


    • I criteri di ordinamento
    L'ordinamento di un fondo è una delle operazioni più delicate e qualificanti il lavoro archivistico, ed è fondamentale ai fini della corretta conservazione e della immediata consultazione delle carte. 
    Nel corso dei secoli sono stati enucleati e utilizzati diversi criteri di ordinamento:

    L'ordinamento per materia (o secondo il "principio di pertinenza") nasce nella seconda metà del Settecento, sulla scorta dei principi dell'Illuminismo e dell'Enciclopedia.
    Prevedeva di disporre le carte secondo delle "materie" individuate dallo stesso archivista e strutturate in base ad un "quadro di classificazione".
    Tale operazione però spesso (quasi sempre) comportava la perdita del legame tra le carte e di quello con il soggetto produttore. 
    In Italia venne utilizzato per il riordino dell'Archivio di Milano da parte di Luca Peroni ( tra il 1798 e il 1832), dal quale prende il nome (ordinamento peroniano). 

    Il metodo storico
    Il termine "metodo storico" è stato coniato da Francesco Bonaini (1806-1874), e identifica il criterio di ordinamento di un archivio nel principio della ricostruzione dell'ordine originario delle carte, come l'unico valido "non perchè fatto per servire allo studio della storia ma perchè aveva il suo fondamento nella storia" (Antonio Panella, Francesco Bonaini, Rassegna degli Archivi di Stato, a. XVII, n.2, 1957, p.187).
    Tale principio entrò a far parte della legislazione italiana in materia con il R.D. 27 maggio 1875, n.2552. 

    L'archivio in realtà non deve essere ordinato, ma riordinato secondo la fisionomia e la struttura che aveva come complesso documentario corrente.
    Si parla di:

  • ordinamento: per le operazioni compiute in sede di documentazione corrente
  • riordinamento: per le operazioni tese al ripristino dell'ordine originario
  • definizione della struttura: nei casi in cui è mancata una qualsiasi operazione di ordinamento al momento della formazione dell'archivio


    • Così Bonaini ha riassunto il suo pensiero in una relazione al Ministero dell'Istruzione pubblica (dal quale dipendevano gli Archivi di Stato toscani) nel 1867: 

    Dal pensare come gli archivi si sono venuti formando e accrescendo nel corso dei secoli, emerge il più sicuro criterio per il loro ordinamento. [...] La testimonianza dei fatti, la successione delle vicende rimane nei documenti; i quali, più o meno bene, ebbero un ordine, una denominazione. Prima regola dunque: rispettare il fatto; seconda: ristabilirlo, ove si trovasse alterato. [...] Entrando in un grande Archivio, l'uomo che già sa non tutto quello che v'è, ma quanto può esservi, comincia a ricercare non le materie, ma le istituzioni...

    L'applicazione del metodo storico presuppone la conoscenza della storia del soggetto produttore nell'archivio, nei suoi aspetti giuridici, amministrativi e organizzativi: le competenze storiche sono quindi presupposto indispensabile per il lavoro dell'archivista. La ricerca storica sul rapporto tra le istituzioni e i concreti modi di produzione delle carte si inserisce in un rapporto estremamente dialettico con le operazioni di ordinamento e quelle successive di inventariazione, dal quale emergono le informazioni, le connessioni e le relazioni e il contesto interno della struttura del soggetto produttore dell'archivio.
    Deve essere chiaro che questo tipo di riordinamento ripristina la struttura dell'archivio, non dell'ente. 

    Le definizioni
    Il concetto e l'elaborazione teorica intorno al "metodo storico"  è specificamente italiano.
    In altri paesi è stato definito secondo criteri e locuzioni leggermente diversi:
    in Francia si adopera il termine respect des fonds.
    in Germania il principio di provenienza (contrapposto a quello di pertinenza che definiva l'ordinamento per materia)
    Negli Stati Uniti è stato adoperato principio dell'ordine originario.