Il "documento" archivistico
Il "documento" per la Storia.
Il concetto di documento utile ai fini della ricerca storica: è una testimonianza di qualunque natura e genere, che è espressione o che in qualche modo rappresenta e consente di conoscere la realtà, il periodo, il contesto a cui appartiene.
La ricerca storica ricorre ad una molteplicità di documenti, di tecniche e di metodi di analisi ed investigazione: il documento per la Storia è quindi inteso nella sua accezione più vasta e omnicomprensiva.

Il "documento" per la Diplomatica.
La definizione tradizionale in ambito diplomatistico è:
"Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova". (Cesare Paoli, Diplomatica, Firenze, Le Lettere, 1987, p.18)
Il contenuto del documento per la Diplomatica deve necessariamente rappresentare un atto che crea un diritto; il documento deve essere stilato con forme regolamentate in modo certo, che forniscono credibilità assoluta al documento. L'assenza di uno degli elementi formali mette in dubbio la veridicità e l'autenticità del documento.

Il "documento archivistico".
Il concetto di documento archivistico è oggetto di riflessione recente: fino a quando l'archivistica è rimasta confinata al mondo tradizionale dei supporti cartacei e soprattutto ai documenti dell'età medievale e moderna, la Diplomatica (e la sua definizione di documento) era la disciplina di riferimento.

Il concetto di documento ha subito poi negli ultimi decenni una sorprendente evoluzione, parallela a quella dei mezzi di comunicazione. I nuovi linguaggi non sono solo in questo senso quelli informatici o archivistici, sono anche quelli delle tipologie di fonti..
Il concetto di documento, rispetto alla definizione tradizionale, si è dilatato oltre il rapporto con la natura giuridica del suo contenuto, mantenendo però una relazione con la natura funzionale del documento in rapporto al sistema documentario del soggetto produttore, rimanendo pur sempre "strumento e residuo" della sua attività pratica.

Una definizione "attuale" del documento archivistico è la seguente:
"Tutti i libri, le carte, le mappe, le fotografie o gli altri materiali documentari, indipendentemente dalla forma o dalle loro caratteristiche, prodotti o ricevuti da ogni pubblica o privata istituzione, nello svolgimento delle sue funzioni istituzionali o in connessione con la conduzione dei suoi affari particolari, e conservati, o degni di essere conservati, dalla stessa istituzione o dal suo successore, come testimonianza delle sue funzioni, della sua politica, delle decisioni, procedure, operazioni, o altre attività, o a causa del valore informativo dei dati ivi contenuti (Th.R.Schellenberg, Modern Archives:Principles and Techniques, Chicago, Illinois, Midway, 1975). 

I fattori del documento:

- Il contenuto: il documento ha sempre un contenuto informativo, trasmesso volontariamente o involontariamente.

- La forma:

  • fisica: inchiostro, cancellature, scrittura ecc.
  • intellettuale: struttura logica e configurazione dell'informazione (data, intestazione, firma, ecc.)
Le "persone" del documento:
  • L'autore
  • Il destinatario
  • Lo scrittore
Il rapporto del documento con l'attività pratica
I documenti hanno una spontanea forza coesiva e tendono ad aggregarsi naturalmente in modi che riflettono lo svolgersi delle attività da cui risultano: il documento socializza l'attività e ne garantisce la sopravvivenza. 
Ciò che definisce e differenzia il documento inteso in senso archivistico dai documenti che si trovano "fuori" da un contesto archivistico è quindi soprattutto la relazione che esso ha con il resto del "corpus" documentario, con gli altri documenti (il già nominato vincolo archivistico, cfr. la voce corrispondente del Glossario sintetico).
Tale relazione è esplicitata dal complesso dei riferimenti incrociati, dalle ragnatele di rapporti tra le carte del soggetto produttore, tra di esse e quelle prodotte dagli altri soggetti con cui il primo era in relazione. 

In base al rapporto tra fatto e atto, al contesto documentario, il documento può essere:

  • dispositivo
  • probatorio
  • ausiliare
  • narrativo
Due sono gli elementi che in ultima analisi compongono e caratterizzano il documento archivistico:
  1. la natura e le caratteristiche del documento in senso stretto
  2. la relazione con gli altri documenti che costituiscono l'archivi